секретарь и секретарь руководителя в чем разница

Чем отличается личный помощник от секретаря?

На первый взгляд практически ни чем, так как они выполняют схожие задачи. Но только, при внимательном рассмотрении становится понятно о существенных различиях.

Начнем с одинаковых задач, это:

Теперь о различиях.
Самое первое из них — это график работы. У секретаря он придерживается установленного в трудовом договоре. Около 8 часов, плюс-минус. Тогда как личные помощники могут работать все 11-12 часов каждый день, а иногда и до тех пор пока шеф не отпустит его домой.

Второе — полномочия. Секретарь в первую очередь занимается документооборотом в компании, выполняет задачи по контролю и пропуску посетителей в приемной, обеспечивает начальника напитками и пр.

Помощник, согласно должностной инструкции, относится к категории руководящих должностей. Поэтому у него в подчинении могут быть свои помощники и секретарь.

Третье — положение. Помощник — это не простой исполнитель, а советник, правая рука и соратник своего начальника. Часто помощник выполняет роль заместителя или доверенного лица, он не просто договаривается о встрече с партнерами или клиентами, но и вправе провести предварительные переговоры с ними.

Такие специалисты профессионалы во многих областях, они в курсе всего. Что происходит внутри компании и на производстве, владеют конфиденциальной информацией и к любой задаче подходят творчески.

Важно! В профессиональном плане на карьерной лестнице помощники стоят на несколько ступеней выше секретарей. Эта должность считается престижной, перспективной и выгодной в плане заработка.

Четвертое — личное мнение. Секретарь, в отличие от личного помощника, не имеет возможности выразить свое мнение относительно дела или выступить с какой-либо инициативой. Тогда как помощники именно за это и ценятся, за дополнительный или особый взгляд со стороны.

Важно! Сотрудники на должности помощников директора часто освобождаются от бумажной рутины и канцелярских дел.
Им делегируются более сложные деловые задачи, либо они выполняют личные поручения босса. Например, помогают с покупками, переводят письма, ведут переписку или забирают детей с тренировки.

Большинство личных помощников любят свою работу и довольны условиями труда, а секретари мечтают ими стать в ближайшем будущем.

Хотите узнать больше и получить востребованную профессию личного помощника?

Записывайтесь на наши курсы прямо сейчас!

Источник

Чем отличается секретарь от секретаря руководителя

Секретарь в общем понимании это сотрудник в офисе, который отвечает на телефонные звонки, обрабатывает почту, организовывает встречи и принимает некоторые решения в рамках выполнения должностных обязанностей. В классической интерпретации секретарь это девочка в приемной руководителя, встречающая посетителей и готовящая кофе. Но есть и другая разновидность этой профессии секретарь руководителя, или личный помощник босса (иногда называют референтом, однако это не совсем одно и то же, референт более универсальный специалист). Чем такие типы деятельности отличаются друг от друга? Рассмотрим в этой статье.

Обязанности личного помощника руководителя

В должностной инструкции указано, что должен делать такой сотрудник:

Это лишь некоторые пункты, касающиеся обязанностей непосредственно помощника директора. Кроме того, к секретарю-ассистенту предъявляются высокие требования: высшее образование или профессионально-техническое, но во втором случае понадобится также опыт работы.

Базовая разница между двумя профессиями в уровне ответственности и масштабах обязанностей. Личный помощник-референт это один из топ-менеджером фирмы, практически заместитель начальника, сотрудник, способный выступить лицом компании. Простой секретарь (в отличие от референта) лишь помогает с организацией работы босса и всего коллектива, однако не несет такой большой ответственности.

Критерии отбора секретаря

Мы приведем пример универсальных требований, актуальных как для личных руководителей, так и обычных секретарей.

В целом секретарь руководителя должность более сложная, чем обычный секретарь в приемной, у него больше функций, потому и требования к такому человеку строже.

Источник

Должностные обязанности секретаря. Должностная инструкция секретаря

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

Источник

2.1. Категории секретарей и требования, предъявляемые к ним

Основные понятия: категории секретарей, функции, должностные обязанности, квалификационные характеристики, секретариат; деловые, профессиональные качества; личные качества секретарей.

Современное понятие «секретарь» имеет много градаций, часть из которых нашла свое отражение в нормативных документах, большая часть, к сожалению, основывается только на практической деятельности.

К 1-ой группе секретарей относятся те категории, которые представлены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, разработанном Институтом труда и утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 (с дополнениями, внесенными постановлениями Минтруда России…) [1] [далее – Справочник]. Его цель заключается в том, чтобы обеспечить рациональное разделение труда, создать действенный механизм разграничения функций, полномочий и ответственности, четко регламентировать трудовую деятельность работников в условиях рыночных отношений.

Справочник является основным документом, регламентирующим современные должности.

Справочник построен по должностному признаку, так как должностными обязанностями определяются требования квалификации работника. Наименование должности также обусловлено должностными обязанностями.

Все наименования должностей, квалификационные характеристики, которые включены в Справочник, соответствуют Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенному в действие с 1 января 1996 г. [2].

В соответствии с принятой классификацией служащих они делятся на 3 категории:

• других служащих (технических исполнителей).

Именно так располагаются их квалификационные характеристики в справочнике.

Квалификационные характеристики являются нормативами организации труда. Они учитывают определенный, конкретный этап развития общества, требования к работникам, их знания и квалификации.

Квалификационные характеристики являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров, обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.

Квалификационные характеристики распространяются на работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности.

Квалификационная характеристика каждой должности в Справочнике имеет три раздела:

В разделе «Должностные обязанности» определены основные трудовые функции работника в соответствии с занимаемой им должностью с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, которые позволяют обеспечить оптимальную специализацию служащих.

В разделе «Должен знать» установлены основные требования, которые предъявляются в отношении специальных знаний работника, а также законодательных, нормативно-правовых актов, положений, инструкций и т. д.

В разделе «Требования квалификации» установлены уровень профессиональной подготовки работника, обеспечивающий выполнение предусмотренных должностных обязанностей, а также требования к стажу работы.

В справочнике в Разделе I «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1 подраздел содержит должности руководителей, 2-ой – должности специалистов, 3-ий – должности других служащих (технических исполнителей). В Справочнике указаны следующие категории секретарей:

• Секретарь незрячего специалиста;

• Корпоративный секретарь акционерного общества.

Необходимо подчеркнуть, что все категории секретарей, за исключением корпоративного секретаря акционерного общества, относятся к техническим исполнителям наряду с дежурным по комнате отдыха, этажу гостиницы, залу; операторам диспетчерской движения и погрузочно-разгрузочных работ; комендантом и т. д., поэтому проанализируем отдельно именно четыре вышеназванные категории.

Ко всем категориям секретарей, за исключением секретаря руководителя, предъявляются почти одинаковые требования к их образованию.

Для наглядности автор составил таблицу, обратимся к ней:

Таким образом, все категории секретарей, за исключением секретаря руководителя, могут иметь начальное профессиональное образование или среднее (полное) общее и специальную подготовку по установленной программе.

Секретарь руководителя должен иметь среднее профессиональное или высшее профессиональное образование.

Требования к статусу также не очень высоки: только секретарь руководителя, имеющий среднее профессиональное образование, должен иметь стаж работы по специальности не менее 2 лет, а секретарь незрячего специалиста при начальном профессиональном образовании – не менее 3 лет.

Требования к знаниям секретарей включают перечень нормативно-правовых актов, положений, инструкций, а также специальных знаний.

Все четыре категории секретарей должны знать:

1. Положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

2. Правила орфографии и пунктуации;

3. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

4. Правила пользования приемно-переговорными устройствами;

5. Основы организации труда;

6. Основы законодательства о труде;

7. Правила внутреннего трудового распорядка;

8. Правила и нормы охраны труда;

9. Машинопись (в том числе брайлевскую – секретарь незрячего специалиста);

10. Правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов (за исключением секретаря руководителя);

11. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (кроме секретаря незрячего специалиста).

Дополнительно к этому различные категории секретарей должны знать:

12. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений (кроме секретаря незрячего специалиста);

13. Порядок расположения материала при печатании различных документов (секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка);

14. Стенографию (секретарь-стенографистка);

15. Рельефно-точечный шрифт Брайля, а также правила пользования персональными ЭВМ и другими электронными устройствами, используемыми незрячими специалистами (секретарь незрячего специалиста).

Секретарь руководителя к вышеназванному для всех категорий секретарей должен знать:

• Методы оформления и обработки документов;

• Основы этики и эстетики;

• Правила делового общения;

• Правила эксплуатации вычислительной техники;

• Основы административного права.

В соответствии с изменениями и дополнениями, внесенными в Справочник, в настоящее время имеется должность корпоративного секретаря акционерного общества. Он относится к категории руководящих работников, так как осуществляет деятельность, связанную с подготовкой и документированием основных видов деятельности акционерного общества. Учитывая большую ответственность в работе секретаря акционерного общества, к нему предъявляются соответствующие требования.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное (юридическое или экономическое) образование и специальная подготовка по корпоративному управлению, стаж работы по специальности в должностях, замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 5 лет, в том числе в должностях руководителей.

Кроме названных категорий секретарей, отнесенных к 1-ой группе, которая представлена в Квалификационном справочнике, 2-ая группа секретарей (значительно более многочисленная) не имеет соответственного нормативного оформления должности, т. к. основывается исключительно на практической деятельности.

Ко 2-ой группе секретарей относятся:

• Секретарь на телефоне;

Секретарь на телефоне выполняет технические функции, связанные с телефонным общением, он:

• Принимает заказы и сообщения;

• Дает необходимые справки о товарах и услугах, предоставляемых фирмой.

Технический секретарь также выполняет технические функции, т. к. работает с оргтехникой.

Секретарь приемной осуществляет бездокументную работу:

• Отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению;

• Осуществляет прием посетителей;

• Принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте.

Секретарь офиса осуществляет работу по документному и бездокументному обслуживанию руководства:

• Принимает и анализирует корреспонденцию;

• Готовит проекты документов и организует работу с ними;

• Выполняет поручения руководителя и его заместителей;

• Координирует работу офиса.

Как видно из перечисленных обязанностей, в его работе присутствует аналитическая функция.

Офис-менеджер наделен административными и хозяйственными функциями, он работает как с первым руководителем, так и со службами фирмы и сотрудниками, фактически является главным администратором, ему подчиняются секретари, водители и другой обслуживающий персонал.

Секретарь-референт – высококвалифицированный специалист, одна из основных его функций – реферирование, т. е. сбор, изучение, анализ информации, составление рефератов, отчетов, подготовка докладов. Требования, предъявляемые к секретарю-референту:

• Знание иностранного языка (одного и более);

• Ведение деловой переписки на иностранном языке;

• Аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с целью и задачами деятельности фирмы;

• Ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.

В связи с этим встречается должность секретарь-переводчик. При этом к нему сохраняются традиционные требования:

• Правильно составлять и оформлять документы;

• Рационально организовывать прием посетителей;

• Осуществлять телефонное обслуживание;

• Готовить и документировать совещания;

• Самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с указаниями руководителя.

Секретарь коллегии осуществляет организационные и технические функции, его обязанности закрепляют такие организационные документы, как Устав или Регламент, а также должностная инструкция.

В современной практике могут встречаться и другие названия секретарской должности:

• Помощник по общим вопросам.

Независимо от наименования секретарской должности, на сегодняшний день сформированы требования, которые предъявляются к секретарю руководителя, секретарю-референту при приеме на работу, исходя из специфики их деятельности, которая заключается в том, что работа секретаря отличается:

• Разнообразием поставленных и выполняемых задач и оперативностью их решения;

• Быстро меняющейся ситуацией;

• Многообразием общения (контактов);

• Необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ.

Все это требует знаний, навыков и определенных личных качеств, поэтому требования, предъявляемые к этой категории секретарей делятся на 2 группы:

К числу 1-х относятся:

• Профессиональные навыки, т. е. высокий профессионализм, обусловленный соответствующим образованием и опытом работы;

• Ответственность, т. е. наличие высокоразвитого чувства долга, добросовестное отношение к своим обязанностям, понимание важности возложенных на секретаря должностных обязанностей;

• Инициативность в пределах своей компетенции, т. е. предприимчивость, способность к самостоятельным активным действиям в соответствии с правами, прописанными в должностной инструкции, а также в соответствии с ней руководящая роль в организации работы подчиненных (напр., курьеров, водителей руководителя и т. д.), т. е. организаторские способности;

• Пунктуальность, т. е. точность, аккуратность;

• Умение хранить служебную тайну, т. к. секретарь владеет не предназначенной для распространения и обсуждения информацией;

• Умение предвидеть напряженную ситуацию и тщательно спланировать работу (действия) в этот момент.

К числу 2-х (личных) качеств относятся:

• Стрессоустойчивость, т. е. умение противостоять напряжению организма на неблагоприятные факторы, связанные в первую очередь с работой в приемной руководителя и ведением телефонных переговоров;

• Умение адаптироваться, т. е. быстро ориентироваться, приспосабливаться к меняющейся обстановке, быстро переключаться с одного вида работы на другой;

• Коммуникабельность – умение легко вступать в общение, налаживать деловые контакты;

• Аккуратность, т. е. склонность к порядку, опрятности, тщательности исполнения;

• Любезность, вежливость, доброжелательность, т. е. обходительность, учтивость, предупредительность, умение проявить доброе отношение, готовность к содействию благополучия, например, посетителей;

• Умение объективно оценивать себя и окружающих;

• Соответствующий деловой внешний вид;

• Стремление к самосовершенствованию, т. е. стремление становиться лучше, выработка в себе все больших достоинств;

• Обучаемость, т. е. способность усваивать какие-либо знания и приобретать соответствующие навыки, связанные в первую очередь с профессиональной деятельностью секретаря руководителя.

Контрольные вопросы

1. Что такое квалификационные характеристики, их назначение, структура, содержание?

2. Назовите две группы секретарей и укажите их различия.

3. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 1 группы.

4. Назовите и охарактеризуйте категории секретарей 2 группы.

5. Что понимается под «должностными обязанностями» работника?

6. Что такое «требования к квалификации»? Перечислите их различия в каждой категории секретарей.

7. Назовите и охарактеризуйте деловые качества секретаря.

8. Охарактеризуйте личные качества секретаря.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Источник

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Организационное обеспечение деятельности организации

Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации

Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации

Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности

СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

6.3. ……… (другие заключительные положения).

Источник