секретарь и секретарь референт в чем разница
Курсы секретарей референтов. В чем разница между секретарем и референтом
Секретарь — это первый помощник руководящего лица предприятия или организации. В его функции входит: управление, контроль, ведение дел фирмы. Секретарь составляет и оформляет деловые бумаги, документы, занимается корреспонденцией, оказывает помощь директору компании в решении любых задач. Должность секретаря-референта является нужной, он считается представителем организации. Что делает секретарь референт? Он встречает посетителей компании, занимается документами, отвечает на входящие звонки. Данная работа требует ответственности, коммуникабельности, организованности от человека. В дальнейшем, он может занять должность офис-менеджера, далее директора, топ-менеджера компании.
Курсы помогут освоить данную профессию, чтобы быть профессионалом в этом деле. Такой человек нужен в любом предприятии, которая имеет офис для гостей и посетителей. Если вас заинтересовала эта тема, то подробнее можно узнать на курсах секретарей референтов https://spbshb.ru/secretary-referent-course. Обычно данная должность требуется на крупных фирмах, так и в небольших компаниях. Рассмотрим, чем отличается секретарь от секретаря референта. Данные профессии относятся к высшей категории специалистов, на них возлагаются большие обязанности и функции. Их деятельность является ответственной, им предоставляется право принимать различные решения в процессе работы. Расширение обязанностей данных должностей подразумевает то, что у него должно быть высшее образование, он должен знать иностранный язык, иметь определенные навыки, опыт работы.
Референт-это должностное лицо, которое готовит бумаги, корреспонденцию, документы начальнику компании, консультирует по любому возникшему вопросу, предоставляет рекомендательные письма. То есть он выполняет работу вместо начальника, но при этом не несет никакой материальной ответственности. Референт является представителем руководителя компании в решении разных вопросов. Секретарь-референт – помощник директора фирмы, который выполняет переводы, подборку документации, помогает распланировать рабочий график фирмы, сопровождает в командировках, поездках, оказывает помощь на совещаниях (ведет различные мероприятия). Секретарь также отвечает на вопросы по телефону, печатает документы. Например, когда фирма небольшая, то может помочь руководителю, заменить его в ведении различных дел.
Референт это кто?
Слово «референт» означает — должностное лицо, который является докладчиком, консультирует по важным вопросам. Здесь речь идет о помощнике директора в определенной области. Это могут быть банковское дело, торговые сделки, рекламный бизнес и другие направления бизнеса. Президент фирмы дает рекомендации помощнику, просит подготовить документы, провести переговоры с различными представителями компаний.
От референта требуется составление различных документов, перевести их на иностранный язык. Он организует деловые встречи, а также ведет культурную программу. Это всего лишь часть функций секретаря. В коммерческих организациях не существует распределения секретарей по квалификации.
Особенность должности референта состоит в том, что следующая ступень квалификации требует необходимых знаний, навыков от сотрудника. Например, референт, несмотря на то что, он владеет иностранным, отлично знает компьютеры, делопроизводство, должен оперативно отвечать на звонки, если требуется принести кофе, заварить чай, заказать обеды в офис и т.д. Секретарь-референт оказывает помощь в подготовке к важным встречам, деловым переговорам, не пропускает нежелательных посетителей, должен быть любезным и вежливым с посетителями, сотрудниками компании, проконсультировать по любому возникшему вопросу.
Разница между секретарем-референтом, референтом состоит в том, что референт-это творческая деятельность. Например, секретарю, чтобы справляться с обязанностями, достаточно иметь представление о ведении документации. Ему не требуется изучать содержание документов. На должность референта выбирается специалист, в обязанности которого входит не набор текста на компьютере, а нужно печатать текст, приносить его на подпись руководителю. Референт по рекомендации директора, составляет, ведет документацию. Он должен владеть тематикой, а не языком, определенным стилем.
Для секретаря требуется иметь высшее образование в любом направлении, специального филологического образования не требуется. Ему необходимо много работать с документацией, также требуется иметь хорошо поставленную речь, быть грамотным и компетентным. Для этой должности подходит человек с высшим образованием. Претендентка на данную должность должна быть ухоженной, привлекательной, приходить на рабочее место вовремя. Секретарь должен быть не только ответственным, но и уверенным в себе, коммуникабельным. Для претендентов на вакансию офис-менеджера, секретаря необходимо обладать определенными знаниями:
Основным требованием для этой должности является хороший уровень иностранного языка. Профессиональные навыки играют немаловажную роль, опыт и квалификация имеют также большое значение. Референт-человек, который помогает облегчить работу директора фирмы. В современном обществе руководители опираются на помощников, которые подготовят документы, бумаги быстро и оперативно. При этом они наделены определенными полномочиями, выполняют разные поручения, издают приказы, размышления начальника. Обязанности секретарей-референтов включают: делопроизводство, работу с базами данных, координацию связей, оказание помощи начальнику, а также создание рабочей атмосферы в офисе. Данные профессии являются стартовыми для многих людей.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».
Секретарь-референт
В 38% случаев от секретаря-референта ждут знание английского языка, чаще всего – на свободном или разговорном уровне.
Секретарь-референт нужен компаниям самых разных сфер. 15% вакансий размещено банками, по 13% приходится на производственные компании и компании сферы продаж.
Для соискателей эта позиция также представляет интерес, что видно по соотношению предложения и спроса: на одну вакансию секретаря-референта приходится 6,2 резюме.
Должностные обязанности секретаря-референта
административная и информационная поддержка руководителя:
— прием, регистрация и распределение входящей и исходящей корреспонденции;
— ведение делопроизводства и деловой переписки;
— работа с оргтехникой (прием и отправка факсов, сканирование и ксерокопирование документов);
— обеспечение функционирования офиса (заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.);
— выполнение поручений руководителя;
— организация совещаний, переговоров, планирование рабочего графика руководителей;
— оформление и ведение архива;
— организация деловых поездок и командировок (бронирование гостиниц, заказ билетов, оформление виз и т.д.).
Зарплатные предложения и требования работодателей
Среднее зарплатное предложение для секретаря-референта в Москве составляет в Санкт-Петербурге – в Волгограде – в Воронеже – в Екатеринбурге – в Казани – в Красноярске – в Нижнем Новгороде – в Новосибирске – в Омске – в Ростове-на-Дону – в Самаре – в Уфе – в Челябинске –
Претендовать на начальные позиции в качестве секретаря-референта можно имея в качестве документа об образовании лишь школьный аттестат. Соискателям необходимо знать деловой этикет, владеть коммуникативными навыками. Обязательны грамотная устная и письменная речь, а также хорошее владение компьютером. Стартовый оклад секретарей-референтов в Москве составляет от до руб., в Санкт-Петербурге – от до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (без опыта работы на данной позиции) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 20 000 – 30 000 | — Среднее образование — Пользователь ПК — Грамотная устная и письменная речь — Развитые коммуникативные навыки — Знание делового этикета |
| Санкт-Петербург | 16 000 – 24 000 | |
| Волгоград | 10 000 – 14 000 | |
| Воронеж | 10 000 – 15 000 | |
| Екатеринбург | 13 000 – 20 000 | |
| Казань | 10 000 – 15 000 | |
| Красноярск | 12 000 – 18 000 | |
| Нижний Новгород | 11 000 – 17 000 | |
| Новосибирск | 13 000 – 19 000 | |
| Омск | 10 000 – 15 000 | |
| Пермь | 11 000 – 17 000 | |
| Ростов-на-Дону | 11 000 – 17 000 | |
| Самара | 11 000 – 17 000 | |
| Уфа | 10 000 – 15 000 | |
| Челябинск | 12 000 – 17 000 |
Повышает «стоимость» специалиста на рынке труда опыт работы, пусть и небольшой – от 1 года. Востребовано знание основ делопроизводства, навыки работы с оргтехникой и мини-АТС, опыт ведения деловой переписки. Работодатели отдают предпочтение выпускникам и студентам вузов. Дополнительным плюсом при трудоустройстве послужит владение английским языком на уровне, достаточном для ведения деловой переписки. Зарплатные предложения для секретарей-референтов со стажем работы от 1 года в Москве возрастают до руб., в северной столице – до руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 1 года) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 30 000 – 40 000 | — Неполное высшее образование — Навыки работы с оргтехникой, мини-АТС — Навыки ведения деловой переписки — Знание основ делопроизводства — Опыт работы секретарем от 1 года Возможные пожелания: знание английского языка на уровне ведения переписки |
| Санкт-Петербург | 24 000 – 32 000 | |
| Волгоград | 14 000 – 19 000 | |
| Воронеж | 15 000 – 20 000 | |
| Екатеринбург | 20 000 – 27 000 | |
| Казань | 15 000 – 20 000 | |
| Красноярск | 18 000 – 24 000 | |
| Нижний Новгород | 17 000 – 23 000 | |
| Новосибирск | 19 000 – 25 000 | |
| Омск | 15 000 – 20 000 | |
| Пермь | 17 000 – 23 000 | |
| Ростов-на-Дону | 17 000 – 23 000 | Самара | 17 000 – 23 000 | Уфа | 15 000 – 20 000 | Челябинск | 17 000 – 23 000 |
Чуть выше заработок предлагается соискателям с опытом работы на секретарском посту не менее 2 лет. Такие специалисты должны иметь высокую скорость печати. Обязательно наличие высшего образования. Часть вакансий содержат требования к свободному владению английским языком. Заработная плата секретарей, соответствующих указанным требованиям, в Москве достигает руб., в городе на Неве – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 2 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 40 000 – 50 000 | — Высшее образование — Высокая скорость печати — Опыт работы секретарем от 2 лет Возможные пожелания: знание английского языка на разговорном или свободном уровне |
| Санкт-Петербург | 32 000 – 40 000 | |
| Волгоград | 19 000 – 24 000 | |
| Воронеж | 20 000 – 25 000 | |
| Екатеринбург | 27 000 – 34 000 | |
| Казань | 20 000 – 25 000 | |
| Красноярск | 24 000 – 30 000 | |
| Нижний Новгород | 23 000 – 30 000 | |
| Новосибирск | 25 000 – 32 000 | |
| Омск | 20 000 – 25 000 | |
| Пермь | 23 000 – 29 000 | |
| Ростов-на-Дону | 23 000 – 30 000 | |
| Самара | 23 000 – 28 000 | |
| Уфа | 20 000 – 25 000 | |
| Челябинск | 23 000 – 30 000 |
Традиционно наиболее щедрыми работодателями являются крупные компании. Если такие организации подбирают секретаря, то среди обязательных требований – опыт работы на крупных предприятиях не менее 3 лет. Доход секретарей-референтов первых лиц компаний в Москве может достигать руб., в Санкт-Петербурге – руб.
| Город | Уровень дохода, руб. (с опытом работы от 3 лет) | Требования и пожелания к профессиональным навыкам |
| Москва | 50 000 – 85 000 | — Опыт работы в крупной компании — Опыт работы секретарем первых лиц компании — Опыт работы секретарем от 3 лет |
| Санкт-Петербург | 40 000 – 70 000 | |
| Волгоград | 24 000 – 40 000 | |
| Воронеж | 25 000 – 35 000 | |
| Екатеринбург | 34 000 – 45 000 | |
| Казань | 25 000 – 45 000 | |
| Красноярск | 30 000 – 50 000 | |
| Нижний Новгород | 30 000 – 48 000 | |
| Новосибирск | 32 000 – 40 000 | |
| Омск | 25 000 – 43 000 | |
| Пермь | 29 000 – 40 000 | |
| Ростов-на-Дону | 30 000 – 50 000 | |
| Самара | 28 000 – 48 000 | |
| Уфа | 25 000 – 35 000 | |
| Челябинск | 30 000 – 50 000 |
Портрет соискателя
Большинство соискателей должности секретаря-референта – молодые женщины с высшим образованием. Мужчин среди претендентов традиционно немного – всего 4%. 59% составляет молодежь в возрасте до 30 лет. 70% секретарей-референтов имеют высшее образование. 32% соискателей свободно владеют английским языком.
Заказать обзор заработных плат