соблюдать дедлайны что это
Дедлайн: что это значит и как его соблюдать – 3 простых способа
Сроки приближаются, а работа ещё не готова. Заказчик интересуется: «Как дела? Успеете до вторника?» Вы понимаете, что шансов успеть почти нет, переходите на авральный режим с бессонными ночами и кофе, ругаете себя, зачем тянули до последнего, почему не сделали заранее… У вас такое было?
Дедлайн – это значит час Х, последний срок, когда текст должен быть написан, сайт создан, отчет сдан. Завтра можно уже ничего не делать – поздно.
В школе мы осваиваем азы аврального метода работы, списывая домашку на перемене за 5 минут до урока. А в студенчестве доводим этот навык до совершенства, изучая всю новейшую историю за сутки до экзамена.
Во взрослую жизнь мы выходим виртуозами дедлайна, у кого-то привычка откладывать дела на потом превращается в настоящую проблему, ей даже название придумали – прокрастинация.
На первый взгляд, дедлайн – это плохо, это фактор стресса. Но у дедлайна есть и положительные стороны. Если бы не жестко установленные сроки, к некоторым важным делам мы не приступили бы никогда. Всегда кажется, что ещё уйма времени, всё успеется.
В этой статье мы подробно разберем понятие дедлайн, узнаем, откуда взялось это жуткое выражение: «линия смерти». Я расскажу про приемы, которые помогают сдавать проекты вовремя, грамотно распределять свои силы и избегать авральных ситуаций.
Напоследок вы узнаете 3 простых способа, которые помогут вам превратить дедлайны из врагов в ваших верных союзников. Вы научитесь использовать дедлайн, как инструмент для достижения своих заветных целей.
Темная история термина
Мрачное слово «дедлайн», которое все чаще звучит в русском языке, пришло к нам из американского английского. В дословном переводе на русский deadline – это мертвая линия. Этимология приводит нас к американским тюремным лагерям (в некоторых версиях к лагерям военнопленных), где вдоль ограждения охрана чертила линию, выходя за которую, заключенный подвергался расстрелу на месте.
В общем, хорошее дело дедлайном не назовут. Расстрельные линии на границах американских тюрем уже не рисуют, но понятие прижилось и распространилось по миру. Только сейчас значение слова дедлайн стало метафорой, обозначающей крайний срок выполнения какой-либо работы.
Виноваты американские айтишники, которые начали употреблять это слово в своем сленге, потому что именно в их работе соблюдение сроков каждым членом команды очень много значит.
Что такое дедлайн простыми русскими словами?
Дедлайн простыми словами – это точное время сдачи работы. Обычно это конкретный день в календаре. Бывает, что срок конкретизирован вплоть до минут, например, на текстовых биржах копирайтер сдает текст к определенному часу.
В русском языке слово «дедлайн» часто заменяют синонимами. Сроки горят, время поджимает, край, цейтнот, аврал, нужно было вчера – неполный список выражений, означающих истекающий срок сдачи любого проекта.
Нарушение сроков влекут неприятные последствия. В зависимости от вида деятельности они бывают как незначительными, сугубо репутационными, так и катастрофическими.
Дедлайн существует не только в работе и учебе. Он встречается повсеместно. Вовремя заплатить налоги, иначе начнутся штрафные санкции, сдать все анализы перед операцией, иначе ее отменят, заложить время на дорогу до вокзала или аэропорта с запасом, иначе путешествие не состоится – все это примеры ограниченных сроков в нашей жизни, нарушение которых влечет определенные последствия.
Охотно пользуются методом дедлайна коммерсанты разной степени продвинутости. Милые уловки небольших магазинчиков о том, что «осталось всего две последних штуки, это вы удачно зашли, перед вами все раскупили, берите, я еще и скидочку сделаю» и продуманные маркетинговые ходы гигантских корпораций с размещенной на билбордах рекламой об акции, которая продлится только до конца января – все это маркетинговый дедлайн, заставляющий нас покупать здесь и прямо сейчас.
Виды работы с ограниченными сроками
Часто заказчики или руководители устанавливают сроки выполнения проекта с запасом, учитывая форс-мажорные обстоятельства и прочие осложнения в процессе работы, но иногда дедлайн может быть совершенно нереальным, это ведет к браку из-за спешки, к нервотрепке и прочим неприятностям. По времени, закладываемому на выполнение задачи, и характеру работы дедлайны можно условно разделить на несколько групп.
Польза и вред дедлайнов
На российской почве дедлайн – это явление, вызывающее скорее негативную реакцию. Мы любим делать все неспешно, а еще лучше вообще ничего не делать, а тут начальство или заказчики со своими сроками. Все это приводит к бессонным ночам, стрессам, головным болям и прочим неприятностям. В Интернете давно гуляет составленная кем-то «Краткая памятка о сроках работы», удивительно точно описывающая ситуацию в российских офисах и учреждениях.
Но если говорить серьезно, то дедлайн – вещь, безусловно, полезная.
Положительное влияние дедлайнов на рабочие, учебные и бытовые процессы существенны, но без ложки дегтя здесь не обошлось. Все же дедлайн, особенно жесткий, это стресс, и как любой стресс он имеет негативные последствия.
Чтобы лавировать между крайними проявлениями последствий дедлайнов, нужно учиться находить золотую середину. Причем это касается как исполнителей, планирующих свое время, так и дедлайнеров, устанавливающих сроки.
Как вписаться в дедлайн: 3 эффективных способа
Умение соблюдать сроки, планировать время и брать ответственность за свою работу – качество, которое может стать огромным преимуществом перед серой массой безответственных коллег. Если пунктуальность – не ваше второе имя, но вы хотите развить в себе этот полезный навык, то существует несколько работающих способов научиться вписываться в дедлайны, все они так или иначе сформулированы в учении о тайм-менеджменте.
Тайм-менеджмент – система управления временем. На эту тему написана масса книг и статей, разработано множество фишек, лайф-хаков и инструментов для грамотного планирования. Система работает как в профессиональной и учебной сфере жизни, так и в организации быта. Есть целое направление, называемое Flylady (Летающие домохозяйки), которое помогает систематизировать и наладить ведение домашнего хозяйства.
Среди реально работающих методов борьбы с сорванными дедлайнами выделим три основных.
Способ 1. Ранжирование задач
Основа тайм-менеджмента заключается в постановке реальных, достижимых целей, которые разбиваются на более мелкие – Smart-задачи, ограниченные во времени. По сути это поэтапный дедлайн. Иногда задача кажется совершенно неподъемной, слишком сложной, в этом случае нужно вспомнить знаменитые слова Лао-Цзы: «Путь в тысячу миль начинается с первого шага», – и начать действовать, разделив процесс на небольшие выполнимые отрезки.
Управление временем подразумевает обязательное пользование разнообразными планировщиками. Это может быть обычная тетрадь, ежедневник, планинг, приложение на смартфоне – любой удобный именно для вас инструмент. Сейчас появилось бесчисленное множество таких помощников, как в бумажном виде, так и в электронном.
Для того чтобы не срывать сроки, необходимо учиться ранжировать задачи. Обычно в расписании любого человека есть несколько типов задач. Даже если вы выпишите их в столбик и постепенно станете вычеркивать выполненные, не факт, что вы эффективно распределите свое время и силы.
Один из удобных методов носит название «Матрица Эйзенхауэра» в честь президента США, использовавшего его в своей работе. Он делил все возникающие задачи на 4 категории, визуально матрица выглядит так.
Дедлайн: что это означает и как его соблюдать
Доброго времени суток, мои друзья! Часики тикают, заказ в работе, пора поговорить о такой штуке как дедлайн. Если вы хотите работать на дому, вы обязательно должны узнать, что это означает.
Простыми словами, дедлайном называют период, за который работник должен закончить проект. Понятие пришло в русский с английского языка. “Deadline” – сочетание слов “dead” (мёртвая) и “line” (черта). Дословно переводится – “мёртвая грань”.
Со значением слова сложно поспорить. Когда дедлайн сгорает, у фрилансера начинаются проблемы.
Он повсюду. От него зависят как удалёнщики, так и журналисты, писатели, студенты, школьники.
О сроке сдачи нередко вспоминают за несколько часов до его окончания. Часики тикают, нервы на пределе, работа делается на скорую руку.
Я уже долго занимаюсь копирайтингом. Всегда приходится выдумывать какие-нибудь штучки, чтобы мотивировать себя. Но результат стоит того.
В этой статье вы не только познакомитесь с понятием “дедлайн”, но и научитесь его соблюдать. Много интересных фишек, ситуаций найдёте здесь.
Как вы боретесь с дедлайном? Нужен ли он для работы? Поделитесь собственным мнением в комментариях.
Дедлайн ставят на определённое число или время. Например, на бирже статей вас могут попросить прислать до 9 часов утра 23 числа.
Удалённая работа ведётся в интернете на расстоянии. У заказчика свой график, он не может ждать текста, картинки или вёрстки бесконечно. Ограниченные сроки мотивируют человека, помогают закончить весь проект в срок.
По типу санкций дедлайн бывает:
Не будем грести всех под одну гребёнку. Заказы бывают одноразовыми, постоянными, масштабными или маленькими.
Я условно делю сроки на:
Даётся максимум 24 часа. Нужно хорошенько сконцентрироваться, потрудиться, чтобы выполнить всё вовремя. Иногда спешка ухудшает качество работы.
Отправляете часть заказа на проверку и после одобрения принимаетесь за следующую. Допустим, вам дали список брендов межкомнатных дверей. Понятное дело, написать за несколько часов всё не получится, поэтому вы отправляете по 2-3 текста ежедневно.
Зашёл на биржу фриланса вебмастер, ему нужно несколько отредактированных фото косметики. Постоянный сотрудник его не интересует. Он создаёт один заказ и после успешной сдачи прощается с удалёнщиком.
Вариант постоянного сотрудничества. Например, ваш клиент говорит, что вы должны сдавать статьи или выгружать контент на сайт каждый вторник до 9 часов вечера.
С повторным дедлайном проще. Вы привыкаете к нему, можете плавно разделить работу на кусочки, чтобы успеть.
Руководители отделов, менеджеры частенько создают условные сроки. Они подгоняют сотрудников, но даже если те не успевают, остаётся ещё время, чтобы завершить проект, убрать ошибки.
Реальные ситуации с дедлайном
Если вы ещё не работали в офисе или на удалёнке, вам сложно представить, что значит дедлайн в реальности.
Когда я стала изучать тему подробнее и посмотрела вокруг себя, заметила, что он везде.
“Сочинение про картину Васнецова принесите мне к следующему уроку в пятницу. Опоздавшие получат 2 и запись в дневник,” – уже со школьной скамьи нас готовят к жёстким временным рамкам.
“Принесите анализы до 21 числа в кабинет № 320” – даже на учёте у врача перед нами ставят задачи, ограниченные по времени.
Вот типичный разговор между контент-менеджером и копирайтером в офисе:
– Наташа, ты помнишь, что нужно сделать 5 статей до 28 апреля.
– А позже никак нельзя? Мне ещё по СЕО правку надо сделать.
– Ты же помнишь, что 28-го мы сдаём отчёты, а потом у нас корпоратив, выходные.
– Эх, опять придётся брать работу на дом.
Когда кому-то назначают операцию, это тоже дедлайн. Ведь до этого человек должен пройти обследование, консультацию у нескольких врачей.
Помните, крайний срок придумали не для того, чтобы нас запугать, наказать. Это основа дисциплины.
Что такое редлайн
Редлайн редко встретишь во фрилансе. А вот офисные клерки, студенты с ним на “ты”. Это проект и дедлайн, поделённые на несколько частей.
Допустим, общий срок – 20 дней. Но каждый подраздел статьи, иллюстрацию нужно сдавать раз в 5 дней. Как только руководитель одобряет сделанное, вы продолжаете.
Чем полезен? Заставляет вникнуть в тайм-менеджмент, не хвататься за заказ в последний момент.
Лечение прокрастинации дедлайном
Опытный фрилансер знает, что для хорошего настроения, полного кошелька нужно делать работу вовремя. Но иногда появляется прокрастинация. Состояние, заставляющее отложить все дела и поваляться на диванчике.
Синдром прокрастинации вызывают:
Избавиться от прокрастинации поможет жёсткий дедлайн. Если человек будет знать, что договориться не получится и придётся отказаться от премии, то желание лишний раз поболтать по телефону, посмотреть сериальчик – отпадут.
Так воспитывается ответственное отношение к делу.
Психология и дедлайн
Дедлайн меняет психологическое состояние, активность головного мозга.
Как писал автор книг по тайм-менеджменту Тимоти Феррис: “Крайний срок порождает закон Паркинсона. Чем меньше времени на задачу, тем продуктивнее становится работник”.
Вывод можно использовать для:
Думаете закон Паркинсона нужен только удалёнщинкам да офисным сотрудникам? Ошибаетесь. Школьникам, студентам, бизнесменам – он тоже пригодится.
Чем грозит срыв срока
Дедлайн не кусается, если жить с ним мирно. Санкции за срыв сроков разные. Я делю их на:
Вы сами наказываете себя. Страдает ваша репутация. Из-за собственной непунктуальности доход меньше. Например, если вы напортачите на бирже Etxt, у вас понизится рейтинг, появятся отрицательные отзывы.
Клиент отказывается платить или уменьшает гонорар, ищет вам замену.
Заказчик может наказать копирайтера за излишки воды в тексте или тошноты. Познакомьтесь с этими понятиями, соблюдайте их.
Советую следовать дедлайну. Мы устроены так, что ко всему привыкаем. Нарушение договорённостей может войти в опасную привычку, будьте осторожны.
Дедлайн для повышения продаж
Вы знали, что дедлайн используют не только в работе? Тогда раскрою вам маленький секрет. Условия ограниченности товаров и времени заставляют покупать.
Неопытные маркетологи, бизнесмены совершают ошибки:
Пишут, говорят размыто. Например, у нас осталось мало HD телевизоров по старой цене, спешите купить. Как лучше – HD телевизоров с технологией SMART осталось всего 5 штук, спешите купить по низкой цене, скоро будет на 10 % дороже.
Как делают все – “Скоро закончатся номера в отеле, осталось всего 2”. А вот так позитивнее – “Как хорошо, что вы сегодня позвонили. Вы ещё успеете заказать номер с видом на море, осталось всего 2”.
Сначала надо выяснить, что клиенту нужен этот товар. Затем невзначай упомянуть об его ограниченности – “Как замечательно, что вы сегодня зашли, у нас ещё есть 2 штуки…”
Законы дедлайна в продажах – важны. Магазин может получать на 10–15 % больше выручки, если будет активно и правильно пользоваться ими.
Как научиться соблюдать сроки
Большой дедлайн расслабляет, сжатый – заставляет делать работу некачественно, забить на неё.
Если сроки плохо установлены, попробуйте поговорить с заказчиком. Возможно, вы вместе подберёте оптимальную дату и время.
Секреты планирования, которые помогают не спалить дедлайн:
Хочется погулять, расслабиться в горячей ванне? Это будет делать вдвойне приятнее, если вы сдадите работу в срок и получите похвалу.
Заключение
Дедлайн – полезный инструмент планирования. Он воспитывает самодисциплину, ответственность. Вы и сами можете не замечать, как становитесь лучше. Не спорю, иногда соблюдать его тяжело, но это ступеньки вашей лестницы к успеху.
На этом пора заканчивать. Не забывайте отдыхать. Иначе профессиональное выгорание не позволит вам работать в полную силу.
Срывали ли вы когда-нибудь сроки? Как мотивируете себя? Расскажите об этом в комментариях.
Понравилось познавать копирайтинг вместе со мной? Смелее, подписывайся на блог, чтобы быть всегда в курсе новостей.
Что такое дедлайн в работе? 9 способов справиться с этим страшным монстром
Если крайний срок был не вчера, то паниковать не стоит.
И окружают они нас повсюду — в некотором смысле, даже пища в твоем холодильнике устанавливает дедлайн, до которого ты должен ее съесть, не заработав при этом пищевого расстройства.
Но не будем пытаться объять необъятное и сегодня предлагаем поговорить об одном из самых важных видов дедлайнов — тех, с которыми ты встречаешься на работе, а также как их не пропускать и что делать, если ты понял, что не успеваешь к установленному сроку.
Что такое дедлайн в работе
В зависимости от сферы, в которой ты трудишься, специфики твоей компании и руководства, рабочие дедлайны могут меняться. Однако условно их можно разделить по нескольким признакам.
Внешние и внутренние дедлайны;
Внешние — это те сроки, которые устанавливают клиенты компании, а внутренние — твое непосредственное начальство или, например, отдел кадров.
Краткосрочные или долгосрочные;
Мягкие и строгие дедлайны.
Так же как и в случае со сплошной и двойной сплошной линией на дороге, первые просто не стоит нарушать, а вторые — категорически не стоит.
Соблюдение или несоблюдение дедлайнов сказывается на отношении к тебе коллег и начальства как к ответственному или ненадежному человеку и, кроме того, может прямо влиять на твое потенциальное повышение или даже стать причиной увольнения.
Поэтому если пока выполнение работы точно в срок для тебя проблематично, то самое время обзавестись этим необходимым навыком.
Как соблюдать дедлайны? 6 полезных подсказок
1. Устанавливай сроки «с запасом»
Всякий раз, когда тебя просят назвать крайний срок для проекта, всегда устанавливай дату, которая, по крайней мере, на несколько дней превышает то, сколько тебе нужно — «на всякий пожарный». Пропуск крайнего срока может привести к негативным последствиям для твоей карьеры, а если проект будет выполнен за несколько дней до срока, то будешь выглядеть героем.
Если же крайний срок устанавливает клиент или руководитель, и ты понимаешь, что не справишься с этим дедлайном, то сразу прямо скажи об этом. Предоставь им здравые аргументы, почему тебе нужно больше времени, а затем сделай все возможное, чтобы максимально приблизиться к первоначально установленному ими сроку.
2. Разбей проект на части
Дробление проекта на ряд задач полезно по ряду причин. Во-первых, так он не будет казаться таким огромным и удручающим, что является триггером прокрастинации. А во-вторых, разбивка большой задачи на несколько поменьше поможет тебе расставить приоритеты в том, что необходимо сделать в первую очередь, а что можно оставить «на десерт».
3. Устанавливай собственные сроки — более краткосрочные
Как только ты разбил проект на части, установи дедлайн для первой из них — и постарайся, чтобы это была максимально близкая и конкретная дата без всякой абстракции.
Установка первого самостоятельно определенного срока в настоящем, а не будущем времени поможет сдвинуться с «мертвой точки» и даже ускорить процесс выполнения задачи, уберегая от соблазна отложить ее выполнение на потом.
4. Не зацикливайся на деталях
Перфекционисты зачастую не любят дедлайны, потому что они обеспечивают неблагоприятную среду для их жестких стандартов. Хорошей новостью является то, что результат, как правило, не должен быть идеальным на первой итерации.
При работе над проектом также пригодится правило 80/20. Сосредоточься на задачах, которые принесут наибольшие результаты, а мелким деталям посвяти оставшееся время.
5. Учти все внешние факторы
Иногда факторы, которые находятся вне нашего контроля, заставляют нас пропускать сроки. Обойти проблему отсутствия рабочей силы, оборудования или информации может помочь перспективное планирование. Когда для выполнения проекта необходимо участие других сотрудников или консультантов со стороны, обратись к ним как можно раньше.
Возьми бразды правления в делегировании задач, установлении сроков для разных этапов проекта и поддержании контакта между участниками для обеспечения прогресса. Делай запросы на оборудование и информацию заблаговременно, чтобы это не стало стрессовым моментом накануне дедлайна.
6. Не бойся обратиться за помощью
Если тебе не хватает времени, и похоже, что ты не уложишься в срок, не стесняйся обращаться за помощью к коллегам. Некоторые люди опасаются, что это создаст впечатление, что они не могут справиться с проектом. Однако впечатление, которое ты произведешь, пропустив дедлайн, явно будет хуже.
Даже если твои коллеги не могут помочь в реализации проекта, они могут снять с тебя часть рабочей нагрузки, чтобы ты мог уделить больше времени задаче с горящим дедлайном.
Увы, этот совет не удастся использовать, если ты работаешь в коллективе, где всех ненавидишь, но мы надеемся, что тебе повезло оказаться в окружении дружелюбных и понимающих людей, и в случае, если кому-то из них понадобится аналогичная помощь, ты тоже им в ней не откажешь.
Что делать, если ты не успеваешь к дедлайну?
Лучший способ удовлетворить своих клиентов или начальство — всегда соблюдать установленные сроки. Но иногда возникают неожиданные осложнения: проекты занимают больше времени, чем ты ожидал, или в твой четко спланированный график вмешиваются жизненные обстоятельства, которые ты не в силах контролировать.
Итак, что делать, когда надвигается крайний срок. и тебе однозначно нужно дополнительное время?
1. Уведоми начальство или клиентов (и сделай это как можно раньше)
Изменились условия проекта, или он расширился? Если на каком-то этапе ты четко понял, что не успеешь, не нужно об этом молчать. Лучший момент для уведомления клиентов или начальства, что тебе нужно больше времени, — это сразу когда стали ясны причины возникновения потребности в отсрочке — таким образом, все точно будут знать, зачем именно тебе нужно дополнительное время.
Когда тебя в процессе выполнения задачи просят что-то к ней добавить, то срабатывает простая причинно-следственная связь («Отлично, я могу включить это в проект, но это добавит Х дней к моему предполагаемому дедлайну — это нормально?»).
Но если проект существенно не изменился с тех пор, как ты взялся за него, а ты просто понял, что неправильно соотнес объемы и свои возможности, или в твоей личной жизни возникла какая-то чрезвычайная ситуация, — уведомить об этом как можно раньше будет показателем твоего уважения к заказчику или начальству и адекватности в оценке ситуации.
2. Будь честным
Быть честным иногда непросто, но сделать это нужно ради своей профессиональной репутации. Однако быть честным в том, почему именно ты отстаешь от графика — это вовсе не значит, что ты должен вдаваться в утомительные самобичевательные детали. Честные объяснения, почему ты запрашиваешь отсрочку, могут включать такие фразы, как:
«[Этот проект] требует больше исследований, чем я первоначально ожидал».
«Я нахожу, что это несколько сложнее, чем мы предполагали».
«[Этот проект] отличается от [других проектов, которые я сделал] из-за [специальной характеристики] — это, к сожалению, добавит некоторых дополнительных шагов в мой рабочий процесс».
Если задержку вызывает по-настоящему чрезвычайная ситуация, будь честен и в этом. Опять же, тебе не нужно пытаться добиться сопереживания или вдаваться во все детали.
Люди понимают, что жизнь не всегда ставит профессиональные графики в приоритет, поэтому будет достаточно использовать такие нейтральные фразы, как «чрезвычайная ситуация в семье», «болезнь» или «отказ оборудования». Будь готов быть более конкретным, если тебя об этом спросят, однако, как правило, большинство клиентов или начальство не будут этого делать.
3. Установи четкие новые сроки
Даже самый терпеливый и понимающий клиент будет недоволен, когда его попросят продлить срок без нового дедлайна в ближайшем будущем.
Всякий раз, когда ты вежливо запрашиваешь отсрочку, предложи конкретную новую дату завершения работы. Имей в виду, что ты, по сути, просишь об одолжении, и это может означать предложение даты с учетом ускорения твоего рабочего процесса.
Определив новый крайний срок, считай, что ты практически дал клятву на крови, что все будет сделано к этой дате — не ожидай больше никаких отсрочек и не расслабляйся: на кону стоит твоя репутация.