смарт офисы что это
Что Представляет Собой Умный Офис?
Умный офис – это рабочее пространство, в котором современные технологии помогают работникам работать эффективнее, умнее, быстрее. Этого можно достичь, если убрать лишние препятствия на пути сотрудников к достижению их целей. Исключая те операции, которые расходуют лишние время и энергию, решения умного офиса позволяют работникам фокусироваться на том, что действительно важно.
Обычно решения для умного офиса состоят из набора технологий, которые соединяют между собой сотрудников, здание и существующую IT инфраструктуру.
Правильно внедренные решения для умного офиса вносят положительный вклад в различные сферы деятельности организации разными способами.
В современной экономике знаний коллаборации приобретают все большее значение. Новые идеи рождаются за счет взаимодействия людей и их идей. Сотрудничество обеспечивает благодатную почву для инноваций.
Решения для умного офиса некоторых компаний и грамотная планировка помещений могут облегчить работникам компаний организацию импровизированных встреч. Организация, в которой поощряются коллаборации, в большей степени использует креативность и изобретательность своих сотрудников.
Одной из самых популярных причин для внедрения решений для умного офиса является желание улучшить производительность организации. Это сделать довольно-таки просто: например, упрощая выполнение таких рутинных задач, как поиск и бронирование комнат для переговоров, тратится меньше времени на действия, не связанные с работой.
Это действительно важно. Как показывают исследования иностранных компаний, 39% офисных работников тратят до 60 минут в неделю на поиск свободных рабочих мест и переговорных или своих коллег. В больших офисах со временем одна эта проблема может вылиться в большое количество потерянных ресурсов. Это часы, которые можно было бы использовать с пользой: потратить время на осмысленную работу или просто предоставить сотрудникам больше возможностей для отдыха и снижения стресса.
Лучшее использование офисной площади
Профессионалы в управлении объектами недвижимости всегда стараются предоставить максимально возможное офисное пространство для своих работников. Одна из наиболее распространенных проблем довольно банальна – нехватка места. Умные решения для офиса могут помочь освободить рабочее пространство путем оптимизации его использования.
В качестве примера: около 30 процентов забронированных переговорных комнат остаются неиспользованными. Выявляя неявки и лучше прогнозируя их в будущем, решения для умного офиса могут помочь исключить простаивание помещений и, как следствие, освободить место.
Практическая информация об использовании
Каким задумывалось рабочее место и как оно на самом деле используется – две разные вещи. Понимание того, какие помещения и офисные планировки наиболее и наименее популярны, является первым шагом к улучшению рабочего места.
Нужно ли разделить большие переговорные комнаты на помещения меньшего размера для двух человек? Нужно ли переформатировать офисную зону в лаунж пространство? Ответы на подобные вопросы легче найти, если имеются надежные данные для поддержки решений.
Привлечение и удержание сотрудников
С повсеместным распространением смартфонов и компьютеров, профессионалы сегодня ожидают от своего рабочего места гораздо большего, чем раньше. Современная рабочая сила привыкла использовать новейшие инструменты и технологии для выполнения своей работы и эта привычка никуда не девается, когда они входят в двери своего офиса.
Ситуация, в которой сотрудники чувствуют себя застрявшими на рабочем месте прошлого века с устаревшими способами ведения дел является верным способом отпугнуть новые таланты и нынешних сотрудников. Предоставляя интеллектуальные офисные решения, идущие в ногу со временем, работодатели могут дать своим сотрудникам тот опыт, который поможет удержать их и привлечь новых.
Улучшение здоровья персонала
Кроме упомянутого выше, одним из основных преимуществ внедрения решения умного офиса является является снятие физической и когнитивной нагрузки с сотрудников. Когда работникам не нужно потеть над какой-нибудь мелочью, у них остается больше времени, чтобы сосредоточиться на более важных вещах.
Это не про более усердную работу, это про более умную работу – делать больше с меньшим стрессом и меньшими усилиями.
Короткое время ремонта
Сломанный проектор или отсутствующий HDMI кабель в переговорной может показаться мелочью, но эта мелочь может вызывать стресс, раздражать и иногда являться настоящим демотиватором для работников, которые действительно нуждаются в них для выполнения своей работы. По некоторым подсчетам, о неисправности в переговорной или конференц-зале сообщают только на 7й раз!
Упрощая канал взаимодействия между сотрудником и управляющей компанией, решения для умного офиса могут значительно снизить время и усилия, необходимые, чтобы сообщить о неисправном или отсутствующем оборудовании. Простые и легкие способы информирования ведут к быстрым устранениям неполадок – того, от чего все будут в выигрыше.
Эта статья никоим образом не раскрыла тему умного офиса, она лишь затронула ее, описав то, каким образом решения для умного офиса изменят то, над чем, как, когда и где мы работаем. Однако несомненным остается тот факт, что благодаря решениям для умных офисов, которые предоставляют возможности для улучшения производительности персонала и получения метрик об использовании оборудования, компании могут решать некоторые из наиболее важных задач в сфере управления офисными помещениями уже сегодня.
«Смарт-офис»: пространство, которое подстраивается под нужды арендатора
Обзор офисов в бизнес-центре на юго-западе Москвы.
Материал написан при поддержке Smart Office
Молодой предприниматель Николай Долматов долго шел к открытию своего дела. Во время учебы он подрабатывал автомехаником, позже попал в отдел корпоративных продаж известного автодилера. Сегодня Долматов — учредитель компании «Автоскидка», которая помогает людям экономить на покупке автомобиля.
До переезда в собственный «смарт-офис» (определение офисного пространства в Smart Office, которое не закреплено за резидентом — vc.ru) Долматов и его партнер в основном работали из дома, изредка выбираясь в один из коворкингов в центре города.
Когда я переехал в Коммунарку, то видел, как строится бизнес-центр К2. Я хотел, чтобы офис моей компании был именно там, но мне казалось, что не хватит денег на аренду — мы с партнером экономили каждую копейку. На всякий случай решил позвонить, и вот теперь мы здесь.
В 2015 году, когда бизнес-центр К2 был на финальном этапе строительства, в отдел аренды стали поступать звонки от таких же предпринимателей, как Долматов: из Коммунарки, Лесной Поляны, Теплого Стана, Ясенево и других юго-западных районов Москвы. Многие хотели снять офисное помещение для команды из двух-трех человек поближе к дому.
Команда проекта К2 приняла решение не делать ставку на крупных арендаторов, а оборудовать пространство под мини-офисы площадью от 10 до 35 квадратных метров, переговорные, лаунж-зону и коворкинг. Пилотный проект был запущен осенью 2016 года, а к лету 2017 года резиденты заняли 48 из 53 офисов.
В 1989 году английский предприниматель Марк Диксон придумал концепцию незакрепленного рабочего места. Оказавшись в Брюсселе, он увидел, что многие начинающие предприниматели вынуждены работать в кафе: в городе не было доступных офисных помещений.
Тогда он отремонтировал бизнес-центр, разбил его на десяток полностью оборудованных офисов малой площади и стал предлагать помещения в аренду. Предприниматель мог легко въехать, поработать несколько дней или полгода, и так же легко съехать — например, в более подходящий офис. Так появился проект Regus — первая компания по аренде мини-офисов по всему миру, а Диксон попал в глобальный список Forbes.
В условиях растущей роли креативного класса и технической интеллигенции, концепция «смарт-офиса» становится все более востребованной в крупных городах, где арендные ставки только растут. Возможно, поэтому большинство российских предпринимателей начинают свое дело за пределами дорогостоящих офисных зданий, многие работают из дома.
«Смарт-офис» в свою очередь предполагает гибкое рабочее пространство, подстраивающееся под нужды постоянно меняющегося бизнеса. Так, арендовать «смарт-офис» можно на сутки, месяц или год, а количество рабочих мест будет меняться в зависимости от циклов жизни компании.
Это хорошее решение для таких компаний, как мы, которые на рынке недавно. Сегодня мы сидим в двухместном офисе, завтра, если нужно, переедем в трехместный.
Здесь много людей, кипит жизнь, и ты чувствуешь себя частью чего-то большего. Это придает тебе сил и уверенности, что все получится.
Традиционные арендаторы «смарт-офисов» — жители окрестных районов. Многие живут в собственных загородных домах, и им требуется рабочее пространство недалеко от дома, чтобы не тратить драгоценное время в пробках.
Друзья Антон Ботеев и Роман Потапов снимают в бизнес-парке К2 один офис на двоих. Оба — предприниматели. Ботеев развивает собственное рекламное агентство Like, а Потапов — консалтинговую компанию по безопасности промышленных предприятий «Ресурс-Профиль».
«Заниматься рабочими задачами дома неудобно, а здесь мы можем общаться с нашими клиентами и сосредоточенно работать, — делится Ботеев. — Я живу в Солнцево, на машине мне полчаса езды. Раньше мы работали в других компаниях. Когда решили организовать свое дело, рассматривали различные варианты, здесь оказалось удобнее всего. Больше всего нравится, что здесь современная обстановка, ничего не отвлекает, и можно полностью погрузиться в работу».
Ботеев и Потапов снимают офис на три рабочих места, но работают пока вдвоем. Сейчас друзья занимаются привлечением финансов и, возможно, осенью будут расширять рабочее пространство — тогда место и пригодится.
Добираться до офиса удобно обоим: дорога занимает полчаса, кроме того, от станции метро «Тёплый Стан» идет бесплатный автобус с Wi-Fi прямо до бизнес-парка. Когда хорошая погода, предприниматели добираются на работу на велосипеде.
Первое, что видишь, попадая в смарт-офис К2, — приятный ресепшн и улыбчивую девушку Полину. Ее задача — помогать арендаторам «смарт-офисов» решать бытовые и эксплуатационные проблемы, например, оперативно вызвать техпомощь, если у кого-то не работает принтер.
Офисы разделяются по количеству столов — от одного до восьми — и наличию или отсутствию окна. Офис без окна на два рабочих места можно занять за 25 тысяч рублей в месяц или 800 рублей в сутки, что сопоставимо со стоимостью дня в многолюдном московском коворкинге. Помещение на три-четыре рабочих места стоит 30 тысяч рублей в месяц (1 000 рублей в сутки).
Офис с окном для четырех-пяти сотрудников, как правило, сдается на более длительный срок за 55-75 тысяч рублей в месяц, а угловой офис со своей приёмной и опенспейсом на семь человек — за 125 тысяч рублей в месяц.
При желании лишние столы в офисе можно убрать.Если количество сотрудников компании увеличилось, всегда можно снять помещение побольше.
Каждый офисный бокс полностью оборудован: понадобится только ноутбук, и можно работать хоть круглосуточно — пространство открыто 24 часа 7 дней в неделю.
Для встречи с партнерами и собеседования с новыми сотрудниками есть переговорная со всем необходимым презентационным оборудованием. Отдохнуть и собраться с мыслями можно в лаундж-зоне — кофе, чай и кухня бесплатны. В самом бизнес-парке также находятся супермаркет «Смартори», кафе «Дом Есть Дом», аптека и салон красоты «Лак Гарден», а в скором времени появится и фитнес-зал.
«Смарт-офис» находится в бизнес-центре класса «А» — это значит, что здесь хорошая транспортная доступность, высокое качество отделки и качественное оборудование.
Коммунальные платежи, Wi-Fi, ежедневная уборка помещений и юридический адрес включены в стоимость аренды. Кроме того, арендаторы получают бесплатное парковочное место — роскошь, о которой мечтают многие резиденты коворкингов из центра.
Команда бизнес-центра К2 настроена оптимистично: большая часть «смарт-офисов» уже занята, а в октябре 2017 года откроется вторая половина — плюс 92 новых «смарт-офиса». В будущем добраться до своего офиса резидентам К2 будет еще проще — в 300 метрах от бизнес-парка появится станция метро.
«Умный офис» – что это?
Знакомьтесь, «умный офис»!
Основная задача системы – обеспечить комфортные условия работы, с целью повышения эффективности рабочего процесса. По своей сути является оптимальным сочетанием инновационных технологий, современных инженерных решений и механизмов.
Каким обычно бывает современное офисное помещение? Это пространство, оформленное в стиле хай-тэк, в котором используются экологически чистые материалы и натуральные фактуры. Развитые технологии обычно встречают сотрудников уже на входе – это приборы распознавания лиц или отпечатков пальцев.
Чем «фаршируют» современный офис
Чтобы прибавить офису «ума», специалисты и Fit-Out компании используют различные технологические особенности, которые должны быть на каждом «интеллектуальном» рабочем пространстве:
Система «умный офис»: плюсы для работодателя и сотрудников
Мы оценили все особенности и преимущества «умного офиса», и выделили пятерку основных плюсов:
Все вышеизложенное можно считать сюжетом из фантастической книжки. Но уже сейчас в некоторых российских офисах эти методы используются, более того – они очень прочно прижились.
Бесплатная консультация
Мы бесплатно подберём оптимальное решение для Вашего объекта и разработаем концептуальный проект с оценкой бюджета!
Для уточнения условий предоставления услуги, пожалуйста, обратитесь по бесплатному телефону 8-800 301 24 45, по email: office@intelvision.ru или оставьте контакт и мы свяжемся с вами.
Вы также можете записаться на бесплатную онлайн* видео-консультацию с специалистом компании INTELVISION в удобное для вас время.
*Мы используем бесплатные для вас и удобные инструменты видеоконференций такие как Zoom и Google Meet не требующие установки дополнительного программного обеспечения и работающие прямо из браузера.
Проектирование
Компания INTELVISION выполяет разработку проектной и рабочей документации по инженерными и слаботочным системам, систамам автоматизации и безопасности.
Мы также работаем в среде Audodesk Revit и выполняем проекты с использованием BIM информационного моделирования.
Реализация
Мы внедряем решения на всех этапах: от поставки оборудования до пусконаладки и технического обслуживания.
За 12 лет на рынке компания INTELVISION выполнила более 100 комплексных проектов и зарекомендовала себя как надёжного технологичного партнёра. Компания обладает опытом, технической базой и штатом квалифицированных инженеров и программистов для реализации задач любого масштаба.
Не бойтесь темноты: подводные камни смарт-офиса
Трудно не заметить, что современное офисное помещение — уже не просто здание с окнами, столами и потолком. В результате широкого распространения различных систем автоматизации сам по себе офис, по существу,
Трудно не заметить, что современное офисное помещение — уже не просто здание с окнами, столами и потолком. В результате широкого распространения различных систем автоматизации сам по себе офис, по существу, превратился в огромный кибернетический организм. Всевозможные инженерные и логистические решения, датчики и контроллеры охватывают технологии, обеспечивающие контроль доступа, видеонаблюдение, климат-контроль, водоснабжение, освещение, пожаротушение, управление лифта и т.д.
Эта же система может также в какой-то степени контролировать информационные и коммуникационные технологии, следить за состоянием каналов связи, ограничивать доступ сотрудников к нежелательным интернет-ресурсам и блокировать загрузку файлов по размеру и типу.
Все эти решения, датчики и контроллеры связаны вместе в сложную телекоммуникационную сеть, которая имеет единый центр управления — сервер или любой современный компьютер со специализированным программным обеспечением, поддерживающим все соответствующие протоколы.
Не бойся темноты: подводные камни и #умныйофис
Эти системы предназначены для создания и поддержания комфортных условий труда для сотрудников компании, а также обеспечения более централизованного и менее сложного процесса управления этими технологиями. Эти системы также призваны повысить эффективность. Например, заблаговременное выявление утечки газа или воды датчиками системы может существенно сократить расходы компании.
Но приходилось ли вам оценивать смарт-офис с точки зрения ИТ-безопасности? Приходило ли вам в голову, что за счет оснащения офиса устройствами, призванными обеспечить комфортную жизнь, злоумышленники обзавелись ещё большими возможностями для получения доступа к вашей корпоративной информации и даже для нанесения физического вреда?
В данном контексте не имеет никакого значения, арендуете ли вы смарт-офис, или сами владеете таким зданием. Кстати, размер вашей фирмы и её сфера деятельности тоже не имеют значения, потому что ваша компания может представлять интерес для киберпреступников как сама по себе, так и в качестве плацдарма для нападения на ваших партнеров.
А всё потому, что телекоммуникационная сеть, используемая системой, не только является ключевым элементом, существенным для её функционирования, но и выступает также в качестве слабого звена. Сеть используется для всех коммуникаций между командным центром и конечными устройствами. Она может использовать как проводные, так и беспроводные технологии (наподобие Wi-Fi и Bluetooth). Более того, сам по себе центральный компьютер может быть подключен к интернету для облегчения функций управления.
Для киберпреступников это основная цель, поскольку доступ к командному центру или корпоративной сети позволяет им взять под свой контроль всю систему.
Например, после получения доступа к сети злоумышленники могут контролировать работу офиса с помощью системы видеонаблюдения и будут даже способны видеть информацию на мониторах сотрудников. Воспользовавшись уязвимостями системы контроля доступа, в преступники могут проникнуть в здание под видом сотрудников, не привлекая ничьего внимания. В конце концов, служба безопасности необязательно знает всех сотрудников в лицо. Перехват контроля за прочими системами жизнеобеспечения может серьёзно подорвать экосистему офиса, вплоть до полного саботажа рабочего процесса. Это может привести к простою, просроченным задачам, повреждению имущества и другим финансовым потерям.
Доступ киберпреступников к командному центру позволяет им взять под контроль всю систему. #бизнесбезугроз
Вот почему обязателен многоуровневый, комплексный подход к ИТ-безопасности. Важно, чтобы безопасность не ограничивалась защитой корпоративных ресурсов внутри с помощью решений ИТ-безопасности на конечных точках сотрудников. Решающее значение имеет обеспечение надёжной защиты всех элементов интеллектуальной системы управления зданием, так или иначе подключённых к вашей корпоративной системе.
Мы рекомендуем следующий подход к обеспечению надёжной защиты систем вашей компании:
Подробная информация об этих продуктах и решениях доступна по вышеприведённым ссылкам.
Smart Office: какому бизнесу и зачем он нужен
Современный бизнес постоянно меняется. Последние тренды в области диджитализации и смещение акцента в сторону интеллектуализации способствовали появлению такого понятия как «Умный офис». О том, что такое Smart Office и какими особенностями он обладает рассказывает технический директор компании Zeppelin Максим Сергеев.
Что такое Smart Office?
Smart Office является следствием трансформаций современных бизнесов, связанных с пониманием того, что на первый план в творческих управленческих задачах выходят сами люди и их когнитивные способности. Эффективное применение этих способностей сегодня возможно только при максимальной автоматизации, цифровизации компаний и улучшении устаревших офисов.
Важно отметить, что на первом этапе должно произойти переосмысление процессов работы, подходов и методологий, и только после этого может появиться понимание, что компании нужен Smart Office или какие-либо его элементы. Однако подобные нововведения подходят далеко не всем. Прежде всего, они необходимы интеллектуальным бизнесам, требующим творческой составляющей в процессе работы.
Таким образом, Smart Office можно определить, как адаптивное технологичное функциональное и эргономичное бизнес-пространство. И так как Smart Office призван максимально утилизировать когнитивные возможности своих сотрудников – важно все. Современные цифровые технологии, локация, адаптивная архитектура, мебель, материалы, климат, звуковое оформление, прозрачные и понятные сервисы, трансформируемые, отвечающие запросам рабочие места. Именно симбиоз такого большого количества технологий и должен дать тот самый эффект, который поднимет эффективность людей и бизнеса на новый уровень.
Сегодня все сферы деятельности рассматриваются исключительно через призму прибыли и эффективности для бизнеса. Smart Office – не исключение. С этой точки зрения основные преимущества данного направления следующие:
Нельзя забывать, что для любой компании, работающей напрямую с клиентами, офис остается важным бизнес-маркером, и первичное мнение о деятельности, сотрудниках, способностях организованно и системно вести дела складывается из ощущений, полученных на первых встречах именно в офисе. Таким образом, правильнее говорить уже не об офисе, а о бизнес-пространстве – среде, в которой люди существуют.
Перспективы Smart Office
Технологии переживают рост, и сегодня можно смело говорить о перспективности данных направлений. Исследования и материалы по поведенческой психологии, влиянии среды на людей и производительность работы появляются каждый день и будут методично применяться при организации офисов в будущем.
Smart Office в России
Часто встречаются лишь визуальные проявления технологий – то есть компании делают ремонты в офисах, строят помещения для «мозговых штурмов», устанавливают тихие кабинки для общения по телефону, вешают интерактивные доски. Но никто не пользуется этими нововведениями, так как отсутствует базис в виде культуры применения технологий, а их деятельность не встроена в бизнес-процессы.
Лучше всего понимают и применяют описанные идеи новые компании, работающие на динамичных рынках (прежде всего, IT). Именно они первыми осознали, что технология работает, и научились максимально эффективно ее применять, так как уровень конкуренции, не позволяет им работать неэффективно. Из крупных первыми перестроились также IT-компании. Например, Яндекс или Mail.ru имеют очень гибкие и эффективные офисные пространства.
Интересно, что простое копирование уже работающих методик не всегда можно встроить в свои бизнес-процессы, так как компании-первооткрыватели «вырастили» их внутри, пройдя через все сложности, и гармонично вписали в свою деятельность.
Вызовы и сложности
Основная сложность состоит в том, что изменения происходят в живых бизнесах, которые работали до этого, и не всегда осознают, зачем им нужны подобные трансформации. Поэтому Smart Office часто выглядит как попытка адаптировать текущие достижения к старым идеям организации труда, имеющимся зданиям и планировкам, инженерным системам. Такой подход значительно снижает эффективность технологии.
Постоянное развитие требует постоянных изменений внутри – перестройки неэффективных зон офиса и переосмысления, исходя из корректировки направлений бизнеса. То есть требуется осознание, что офис будет постоянно изменяться, адаптируясь под требования бизнеса.
Требования к Facility-операторам значительно повышаются при работе в подобных офисах. Необходимо, чтобы оператор обладал современной цифровой платформой для бесшовной интеграции сервисов и понимал необходимость и важность прозрачных сервисов для клиентов такого типа офисов.
Если вы решились на строительство современного офиса, то к задачам лучше привлекать профессиональных консультантов для проработки архитектурной составляющей, а на втором этапе привлечь управляющую компанию к описанию инженерных решений, исходя из опыта эксплуатации. Также рекомендуется пройти экологическую оценку эффективности зданий на всех этапах строительства.
На сегодня описываемые функции не являются стандартами при проектировании инженерных систем и должны формулироваться дополнительно. Такие сложности как организацию систем пожарной безопасности, учитывающую все варианты конфигураций помещений, гибкость при организации электрических подключений, конфигурирование освещения необходимо предусмотреть как можно раньше.
Smart Office и его отдельные правления уже показали свою эффективность и, благодаря развитию технологий, продолжат внедряться и преобразовывать привычные офисы в более приятные и эффективные бизнес-пространства.