система электронного документооборота контур диадок что это

Основыные виды ЭДО
с Контур.Диадок

Электронный документооборот – принципиально новое решение в сфере ИТ, которое получило поддержку от государства в виде программ, законов и мероприятий по распространению. Внедрение системы ЭДО в организации существенно упрощает отношения с контрагентами, и сокращает издержки на бизнес-процессы. Для понимания сути электронного документооборота мы разберём понятие, виды и методы внедрения.

ЭДО с Контур. Диадок

Заполните форму и нажмите «Отправить»
Наш специалист свяжется с вами в ближайшее время!

Что такое ЭДО?

Электронный документооборот (ЭДО) – это способ автоматизации обмена документами с помощью специальной онлайн-программы. Внедрение этой системы возможно, если вы и ваши контрагенты организовали схему создания электронных документов в фиксированной форме и договорились об онлайн-взаимодействии с целью обмена и техподдержки.

Электронные документы в установленных законом форматах являются важной составляющей бухгалтерских учетных систем. Они имеют идентичную бумажным носителям юридическую силу. Единственное различие заключается в следующем: бумажный оригинал подписывается рукой руководителя или его представителя, а электронный документ – специальной цифровой подписью ответственного лица.

Виды электронного документооборота

По сфере правовых отношений между контрагентами можно
определить следующие виды эдо

Данный документооборот никак не регламентируется законом РФ, поэтому каждая организация должна установить собственные правила его ведения. Посредством внутреннего документооборота можно значительно ускорить обмен данными между работниками, а также сделать рассылку приказов, нормативных актов и других распорядительных документов намного проще.

Это обмен электронной документацией с контрагентами. Они должны оформляться по стандарту, а маршрут их следования можно настроить по определенной схеме. Посредством программы Контур.Диадок можно настроить автоматизацию рассылки различных документов по отделам или конкретным сотрудникам, которые занимаются их обработкой.

ЭДО такого типа подразумевает подачу отчётности в управляющие органы. С помощью сервиса Контур.Диадок, имеющего актуальные формы, заполнение отчетов происходит намного оперативнее и легче. Основным преимуществом данного вида является комфортное взаимодействие с юридически значимой документацией.

По предназначению ЭДО подразделяется на следующие разновидности

Бухгалтерский (выписки и счета-фактуры)

Программа ЭДО позволяет бухгалтерам создавать отчеты, передавать первичные документы, выполнять различные онлайн-операции и существенно экономить время и силы. При правильном оформлении электронный документооборот позволяет обеспечить быструю пересылку документации в контролирующий орган и ее хранение в онлайн-архиве.

Кадровый (приказы об отпусках, личные дела сотрудников)

В кадровом документообороте (КЭДО) участвуют все сотрудники компании. Для руководства это отличный способ сократить затраты на кадровый процесс. Для кадровой службы программа Контур.Диадок позволяет снизить затраты времени, даёт возможность отправлять и получать документацию в той же системе, где осуществляется кадровый учет, позволяет контролировать подписание документов сотрудниками и передавать данные в бухгалтерию для расчётов.

Через Контур.Диадок сотрудники могут подписывать документы со своего компьютера, получать и отправлять их без посещения отдела кадров.

Управленческий (различные нормативные акты, приказы, регламенты, распорядительная документация)

Сюда относятся документы, с помощью которых происходит прием и передача управленческих решений, генерирование отчетов и информация, на основе которой принимаются следующие решения: приказы, распоряжение по главной деятельности, устав, основные положения.

Складской (акты, накладные, сверки)

Программа электронного документооборота поможет оптимизировать работу склада и перевести все процессы обмена документами в автоматический режим. Он существенно упрощает и автоматизирует управление складом, улучшая качество взаимодействия с заказчиком и контрагентами.

Архивный (каталоги и различные классификаторы документации)

Многие организации до сих пор используют бумажные архивы как основной способ хранения документов. Но такая система имеет ряд недостатков, среди которых потеря данных, низкая скорость обработки, высокая стоимость аренды архива, невозможность изменения документа в бумажном виде, риск утраты ценной информации в чрезвычайной ситуации, к примеру, в пожаре. По этой причине рано или поздно необходимо внедрение архивного ЭДО.

Контур.Диадок обеспечивает быструю передачу данных внутри ведомства, среди госструктур, отделов и организаций благодаря межведомственному электронному документообороту (МЭДО). С помощью программы можно формировать исходящие документы в подходящем для отправки по МЭДО формате, а также обрабатывать поступившие.

Начните сотрудничество с провайдером Диадок уже сейчас!

Заполните эту форму и нажмите кнопку «Подать заявку». Наши сотрудники позвонят вам в течение часа, чтобы помочь подобрать выгодный тариф, и расскажут о доступных способах интеграции.

Задачи видов ЭДО

Основные преимущества ЭДО

Благодаря автоматизации всех видов документооборота в компании сотрудники могут получать удовольствие от рабочего процесса. Их освобождение от рутинной деятельности позволит им посвятить своё внимание более важным занятиям. Руководители получат больше возможностей для контроля работы сотрудников. На сэкономленные средства компания легко выйдет на новый бизнес-уровень.

Источник

Электронный документооборот с контрагентами

Отправляйте акты, накладные, счета‑фактуры и другие документы без дублирования на бумаге.
Получайте документы бесплатно Возможны исключения.
Подробные правила тарификации установлены прайс-листами
АО «ПФ «СКБ Контур»

Cамое время перейти на ЭДО

Документы мгновенно приходят контрагентам в любой регион

Квалифицированная Электронная Подпись

КЭП гарантирует неизменность документа с момента подписания

С ЭДО легко упростить и автоматизировать бизнес‑процессы

Возможности Диадока

Легкий поиск документов

С Диадоком найти документ пятилетней давности — дело пары секунд.

Представление в ФНС

Выгружайте документы для контролирующих органов в пару кликов.

ЭДО для маркировки

Диадок автоматически направляет коды продукции в систему маркировки.

С Диадоком надежно, удобно и безопасно

Бесплатно и бессрочно храним ваши документы на нескольких серверах. Ничего не потеряется

24/7 техподдержка отвечает в чате, по почте и телефону. Звонок по России бесплатный

К ящику организации в Диадоке можно подключить хоть сколько пользователей бесплатно

Сервис защищен от взлома. Это доказала независимая проверка. Сертификат безопасности

Роуминг с большинством операторов ЭДО

упрощаем обмен документами

компаний работает в Диадоке

Проверьте, кто из ваших контрагентов работает в Диадоке

Отзывы клиентов

За один день мы доставили адресатам документы, которые в бумажном виде шли бы до них в течение недели, при этом мы сэкономили не меньше пачки бумаги. Также теперь мы можем отследить момент, когда дилер получил документы, и когда они были подписаны

Работать в сервисе просто и удобно, мы всегда точно знаем, когда документы были отправлены и когда получены. Работа с электронными документами ведется прямо из учетной системы, за счет ряда готовых интеграционных решений Диадока. При их внедрении специалисты Контура оказывают активную поддержку

Очевидными преимуществами ЭДО являются: сокращение затрат на обмен документами и увеличение скорости этого процесса, благодаря которой существенно возрастает производительность труда и эффективность работы в целом. Также важные плюсы ЭДО — прозрачность, наглядность и онлайн-доступ к истории документооборота с клиентом

Источник

Возможности

Создавайте, отправляйте и получайте документы

Отправляйте и получайте через Диадок электронные документы без дублирования на бумаге.

Распределяйте документы по подразделениям

Создавайте в личном кабинете Диадока «подразделения», распределяйте по ним документы и разграничивайте доступ сотрудников к ним.

Проводите сверку взаиморасчетов

Модуль Взаиморасчёты автоматически сравнит данные по операциям с контрагентами, сформирует акт сверки и протокол расхождений.

Проводите сверку в привычном интерфейсе 1С или в веб-версии модуля.

Храните документы в электронном архиве

Вы легко найдете нужный электронный документ по заданным параметрам в любое время. Все документы бессрочно хранятся на серверах СКБ Контур.

Найдите своих контрагентов в Диадоке

Найдите своих контрагентов, которые уже работают в Диадоке, и начните с ними обмен электронными документами.

Обменивайтесь УПД

Объединяйте в универсальном передаточном документе (УПД) всю информацию, которая отражается в первичных учетных документах и счетах-фактурах.

Представляйте документы в контролирующие органы

Электронные документы из Диадока легко выгружаются в систему интернет-отчетности.

Подписывайте документы с любого устройства

Подписывайте документы подписью с любого устройства: смартфона, планшета, ноутбука через веб-интерфейс.

Составляйте маршруты согласования

Укажите ответственных лиц или подразделения, и ваши документы пройдут всю цепочку согласования в автоматическом режиме. Перемещаясь по указанному маршруту, документы самостоятельно запросят согласования конкретных специалистов или отделов.

Роуминг с клиентами других операторов ЭДО

Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между разными операторами электронного документооборота.

Источник

Система электронного документооборота Диадок

Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей

Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.

Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:

Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.

Принцип работы системы

Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.

Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.

Виды документов

Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.

В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.

Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.

Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.

Юридическая значимость

Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:

Легальность применения электронных документов

На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:

Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.

На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.

До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.

Безопасность передачи документов в Диадоке

Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.

При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.

Что дает электронный документооборот Диадок

Плюсы ЭДО

Сокращение непроизводственных издержек

Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:

— Картриджи для принтера и копира

— Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.

Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.

Снижение налоговых рисков

С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.

Основные возможности Диадок

Компании, использующие Диадок

На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.

Некоторые из наших клиентов:

Поскольку система Диадок является универсальной платформой, то использовать ее для обмена электронными документами могут как крупнейшие отраслеобразующие компании с разветвленной филиальной структурой, так и совсем небольшие компании.

Для крупных компаний возможна индивидуальная доработка системы Диадок:

Мы уже смогли внедрить наши инновационные подходы к документообороту в крупнейших телекоммуникационных, энергетических, сырьевых компаниях, которые планируют экономить ежегодно миллионы рублей и тысячи рабочих часов своих сотрудников. Вы можете быть следующими.

Для небольших компаний переход на безбумажный документооборот осуществляется мгновенно и просто. Компании, которым не требуется объемная интеграция с учетными системами и доработка под индивидуальные потребности, могут начать работать в Диадоке уже на следующий день после подключения. Для этого не нужно привлекать дополнительных штатных или внешних IT-специалистов, долго обучать сотрудников или перестраивать существующие процессы документооборота в компании.

Что дальше?

Используя Диадок уже сегодня, можно осуществлять юридически значимый документооборот с любыми контрагентами в электронном виде.

Все, что нужно для начала работы:

лицензия на право использования «КриптоПро»,

Источник

Обзор и отзыв Контур.Диадок, универсальная система ЭДО

Контур.Диадок — система электронного документооборота (ЭДО). Отправка, прием и подписание документов любых форматов. Согласование, утверждение, общение с контрагентами. Поможет избавить компанию от бумажной волокиты. Одна из крупнейших экосистем ЭДО в России, поддерживает роуминг с другими системами.

Характеристики сервиса

Что такое электронный документооборот (ЭДО)?

Никакой бумажной волокиты, никаких курьеров и почты. Весь документооборот онлайн.

Какие еще преимущества у ЭДО?

Возможности сервиса Контур.диадок:

Что-то можно делать бесплатно? К сожалению, бесплатно тарифа на подписание и отпраку документов тут нет. Но следующие функции доступны без подключения тарифа.

Особенности сервиса Контур.диадок

Вход и регистрация

Добавьте других сотрудников организации и настройте им право доступа к документам в разделе сотрудники.

Далее обязательно укажите адрес вашей электронной почты на странице персональных настроек.

Это позволит вам:

Личный кабинет Диадок

Как работать в личном кабинете? Все очень просто.

Через кнопку новый документ вы можете: отправить первичные документы в утвержденном формате. Другие документы можно отправить в произвольных форматах.

Если у вас есть готовые файлы, то загрузите их с компьютера. Также вы можете выгрузить документы из 1с или создать документы в редакторе. В разделе «Работа с 1с» можно узнать, как получать документы из Диадока прямо в вашей учетной системе.

Обмен документами с другими организациями доступен только после принятия приглашения. Отправить или ответить на приглашение можно в разделе контрагенты.

Если в вашей организации документы проходят цепочку согласования, то уполномоченные сотрудники найдут их для обработки в разделе требующие обработки.

Подробнее про документы

Диадок позволяет отправлять любые документы в произвольных форматах. Электронные счет-фактуры могут быть переданы только в утвержденном ФНС формате xml.

Диадок позволяет работать с различными типами документов. Распознавать счета-фактуры, акты, упд и другие. Можно создать собственный тип документа.

Свои типы документов

Свой тип документа — это формализованный или неформализованный документ, с данными из учётной системы клиента. Создание своего типа документа позволяет упростить контроль, подписание и поиск документа.

Для чего может быть создан свой тип документа? МХ-1, МХ-2, КС-2, КС-3, М-12, протокол разногласий, претензий, смета, ценовой лист, спецификация, отчёт поставщика, партнёра, агента.

В каких случаях нужно создавать свой тип документа?

Рассмотрим как выглядит создание и использование своего типа документа на примере МХ-1.

В компании есть МХ-1, которая:

МХ-1 можно создавать массово. Для этого нужно выгрузить сведения из учётной системы. Если требуется согласовать документ перед его отправкой, то документ можно отправить по маршруту согласования.

Когда документооборот завершён, данные для учёта можно выгрузить в вашу учётную систему.

Благодаря созданию своего типа документа:

Полезные функции в Диадок

Рассмотрим, какие еще функции есть в системе ЭДО от Контур и как они упрощают работу компании.

Сообщения

Контрагент забыл отправить нужный документ? В полученном документе есть ошибка? Или есть другой срочный вопрос?

Чтобы быстро связаться с сотрудником контрагента, напишите сообщения в Диадок. Сообщения бесплатные и для отправителя, и для получателя. Чтобы отправить сообщение электронная подпись не требуется.

Согласование входящих документов

Диадок позволяет согласовывать входящие документы внутри организации. Документы можно отправлять на визирование или подпись другому сотруднику.

Рассмотрим два наиболее распространённых сценария:

Дополнительная подпись

Дополнительная подпись в Диадоке позволяет подписать документ двумя или более электронными подписями.

Когда можно использовать дополнительную подпись?

Стоимость Контур.диадок и сравнение с конкурентами

Цены на Контур.Диадок начинаются с 900 руб. Оплачивается подписка на пакет. Стоимость зависит от кол-ва документов в пакете. Использование сервиса стоит от 900 руб. в год (100 исходящих документов) до 36 000 руб. в год (6 000 исходящих документов).

Бесплатный тариф отсутствует.

Самые популярные программы электронного оборота

Таблица сравнения цен

+ 500 руб/год за аккаунт15 200 руб

+ 500 руб/год за аккаунт26 400 руб

+ 500 руб/год за аккаунт

Стоимость программ зависит от исходящих документов, которые вы отправляете за год. Входящие документы бесплатные, а за исходящие вы платите.

Сравнение функций

Где можно найти ответы на часто задаваемые вопросы?

Ищите их в разделе вопросы и ответы. В случае возникновения ошибок вы можете воспользоваться диагностикой или позвонить на круглосуточную линию технической поддержки.

Промокод на сервис Контур.Диадок

У данного сервиса промокоды появятся в ближайшем будущем.

Источник