система директум что это
Что такое система электронного документооборота (СЭД)?
Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).
Чем СЭД отличается от ECM-системы?
У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.
Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.
Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.
Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.
Преимущества использования системы электронного документооборота в организации
Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:
Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.
Эволюция систем электронного документооборота
Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.
Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:
Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.
Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:
«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.
Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».
Система электронного документооборота в организации
Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.
Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.
Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.
Узнайте о возможностях системы Directum RX
Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.
Архитектура системы
Архитектура Directum RX соответствует всем современным требованиям для создания отказоустойчивых, высокопроизводительных и безопасных корпоративных систем. При этом система может быть развернута как в облаке, так и на серверах заказчика (on-premise).
В основе архитектуры Directum RX лежит принцип горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему (рост числа пользователей, расширение охвата бизнес-процессов, повышение объема данных) достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Архитектура Directum RX позволяет поддерживать высокую скорость работы системы одновременно с низким временем отклика для всех основных операций. Содержимое всех папок и списков документов загружается и обновляется за доли секунды вне зависимости от количества записей. Для гарантии стабильной работы и высокой производительности Directum RX регулярно проводятся нагрузочные тестирования на тысячах пользователей и с сотнями миллионов документов.
Масштабируемость
Высокая производительность системы, даже при большом количестве пользователей, обеспечивается за счет того, что:
Адаптация к задачам бизнеса
Directum RX включает множество возможностей для no-code настройки системы под особенности бизнес-процессов компании на уровне аналитика. Если этих средств недостаточно, систему можно модифицировать с помощью low-code среды разработки Development Studio.
Доработка системы под потребности заказчика ведется на своем слое разработки. При этом для изучения доступен просмотр всех объектов системы, включая исходный код. При обновлении версий стандартного решения внесенные изменения на слое заказчика сохраняются, а новая функциональность будет доступна сразу без сложного процесса слияния.
Надежность
Работоспособность системы поддерживается за счет сбалансированного распределения запросов от клиентских приложений к серверам. При сбое или отключении одного из серверов остальные продолжат функционировать. Для анализа работоспособности системы можно использовать решение «Мониторинг системы Directum RX» или сторонние инструменты Zabbix, Kibana, SCOM, Graphite и т.д.
Чтобы обеспечить стабильность и производительность, каждая новая версия проходит тщательное нагрузочное тестирование.
Безопасность
Чтобы безопасно передавать данные между клиентским приложением и сервером, используется шифрование трафика по защищенному протоколу HTTPS.
Архитектура Directum RX позволяет проходить аутентификацию и авторизацию на сервере приложений. Таким образом, если клиентское приложение станет доступно сторонним лицам, то через него нельзя будет получить произвольные данные с сервера, так как проводится дополнительная проверка прав доступа. Помимо парольной и Windows-аутентификации могут использоваться специальные провайдеры аутентификации (протоколы WS-Federation, SAML, OAuth).
В самой системе настраиваются права доступа пользователей к данным. Кроме того, все действия над объектами записываются в историю работы. Всегда можно отследить, кто обращался к объектам, вносил изменения или получал на них права.
Широкий набор клиентских приложений
Пользователи могут работать через веб-, десктоп-клиент и мобильные приложения. Благодаря этому подключиться к системе можно как в офисе, так и за его пределами. Например, сотрудник в офисе создает документ в веб-клиенте, а его руководитель подписывает документ через мобильное приложение.
Веб-, десктоп-клиент Directum RX позволяют просматривать и редактировать документы через популярные офисные программы Microsoft Office, LibreOffice, мобильные приложения — через программы Microsoft Office Mobile, WPS Office и др.
Кроссплатформенность
Работать с Directum RX можно в операционных системах Microsoft Windows, Linux, MacOS. Все, что нужно — доступ в интернет и браузер.
Мобильные приложения работают на телефонах и планшетах Android и iOS.
Система поддерживает работу со свободно распространяемой СУБД PostgreSQL, отечественной Postgres Pro, а также Miсrosoft SQL Server.
Интеграционные возможности
Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE позволяет редактировать документы прямо в браузере, в том числе нескольким пользователям одновременно. При этом изменения вносятся в документы в режиме реального времени: открыв документ, можно увидеть, как его редактирует другой сотрудник.
Интеграция с учетной системой 1С позволяет автоматизировать обмен данными между системами, избежать повторного занесения данных, а также открывать объекты 1С в DirectumRX. При этом существует возможность доработки интеграционного решения под индивидуальную конфигурацию 1С.
Механизм интеграции с сервисами обмена дает возможность организовать полный цикл работы с электронными юридически значимыми документами: от согласования документов внутри организации до отправки документов контрагенту. Все операции выполняются через привычный интерфейс DirectumRX.
Запрос консультации по архитектуре Directum RX
Мы свяжемся с вами в течение одного рабочего дня и расскажем об особенностях архитектуры Directum RX
Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами
Решения для разных задач бизнеса
Directum RX предоставляет набор готовых бизнес-решений для цифровизации процессов разных направлений деятельности: договорная работа, делопроизводство, бухгалтерия, HR-служба и другие.
Каждое решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки. Поддерживается переход на электронный юридически значимый обмен с контрагентами через сервисы ЭДО.
Встроенные интеллектуальные сервисы
Сокращают потери рабочего времени сотрудников на рутинных и шаблонных операциях при обработке информации и различных видов документов:
В Directum RX доступны ключевые воможности:
Современный интерфейс и удобство работы пользователей
Возможности системы легко освоить — интерфейс прост и не перегружен, а сценарии работы интуитивно понятны.
Встроенные подсказки помогают новым пользователям освоить доступные функции.
Документы просто создавать из настроенных шаблонов — они учитывают правила оформления компании.
Совместное редактирование и рецензирование ускоряет согласование за счет одновременной работы пользователей над одним документом.
Легкая адаптация под требования бизнеса
Обычная настройка Directum RX не требует навыков программирования: в несколько кликов создаются виды документов, правила их нумерации, а регламенты задаются в графическом редакторе процессов.
Low-code среда разработки Development Studio дает возможность быстро адаптировать систему под сложные специализированные процессы и бизнес-логику, а также создавать новые прикладные решения.
Масштабируемая архитектура и готовые интеграционные решения
Доказанная работа 20 000 пользователей на одном сервере и готовность к высокой нагрузке за счет горизонтального масштабирования: при увеличении нагрузки на систему достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.
Кроссплатформенность — система работает на СУБД Microsoft SQL Server и PostgreSQL. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.
Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.
Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.
Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.
Локальный и облачный вариант поставки
Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.
Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.
Делопроизводство
В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.
«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.
Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации
Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.
При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.
Регистрация документов
Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.
РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.
Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).
Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.
Рассмотрение и исполнение входящих документов
После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.
Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.
В процессе исполнения поручений обеспечивается:
Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.
Отправка писем корреспондентам
Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.
Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.
Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами
Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:
Мощная ECM-платформа
для уникальных задач
Интеллектуальные технологии в ECM
Интеллектуальные механизмы решения Directum Ario возьмут на себя выполнение шаблонных операций: распределение входящего потока документов, их регистрацию и заполнение карточек. Сервисы Ario распознают текст документа, классифицируют его и извлекают факты.
Доказанная производительность и масштабируемость
Платформа Directum обеспечивает одновременную работу десятков тысяч пользователей и хранение более 20 000 000 документов на каждом сервере организации. Регулярные аудиты производительности распределенных систем позволяют оптимизировать загрузку и соблюсти требуемое время длительности пользовательских операций.
Возможность разработки уникальных решений
Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко освоить, поэтому ИТ-специалисты заказчиков смогут быстро адаптировать систему управления электронным документооборотом под требования компании. Развивайте решения и создавайте собственные на базе Directum.
Готовые решения для уникальных задач
Directum закрывает весь спектр задач по автоматизации процессов документооборота. Переводите в электронный вид целые направления работ — для этого разработаны комплексные бизнес-решения, включающие необходимое программное обеспечение и лучшие практики внедрения.
Многовариантность доступа
Десктоп-клиент
Привычен для основной массы офисных работников. Его использование снижает порог вхождения и затраты на обучение.
Веб-клиент
Обеспечивает удобство удаленной работы и выполнение всех основных операций с контентом.
Мобильность
Закрывают основные сценарии работы в ECM-системе вне офиса. Позволяют передавать данные в офлайн-режиме.
Решение для юридически значимого обмена с контрагентами
Используйте готовое решения для обмена с контрагентами. Сразу после подписания электронные документы будут отправлены адресату через нужный сервис ЭДО, при этом Directum проконтролирует их возврат.
Интеграционные механизмы для встраивания
Directum может стать центральным элементом в работе с корпоративным контентом в вашей компании. На базе платформы создается единая система управления документооборотом, обеспечивается совместная работа c множеством других решений::