что не входит в справку о заработке для расчета пособий
Справка 182н о сумме заработной платы за два календарных года
Справка по форме 182н входит в пакет обязательных документов, которые работодатель обязан выдать увольняющемуся работнику. Данный унифицированный бланк был утвержден в 2013 году – он пришел на смену ранее действовавшему шаблону 4н, в разделах которого невозможно было указать причины нетрудоспособности работника (обновленный вариант справки сдержит более подробную информацию по этой части).
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
ВНИМАНИЕ! Минтруд приказом от 9 января 2017 г. № 1н внёс изменения в справку 182н. Исправлены пункты 3 и 4 справки и сноска «3». Поставлено разграничение о внесении страховых взносов в период до 31 декабря 2016 года и с 1 января 2017 года. Изменения произведены в связи с переходом соц. выплат под контроль ФНС.
Документы при увольнении
Увольнение любого работника происходит только после подписания руководителем предприятия соответствующего приказа. На основании него специалист бухгалтерии высчитывает расчетные выплаты, а сотрудник отдела кадров готовит пакет необходимых документов. В число последних входит оригинал трудовой книжки (в том числе и вкладыш) и подготовленные бухгалтером справка 2-НДФЛ и справка по форме 182н.
Период выдачи справки
Работодатель может выдать работнику справку либо в последний день его работы на предприятии (без предварительного заявления со стороны подчиненного), либо, при наличии заявления, не позже, чем через три дня с того момента, как письменная просьба работника будет зарегистрирована во внутренних документах компании.
При этом то, когда именно человек ушел из организации, роли не играет – работодатель обязан выдать справку, даже если с момента увольнения прошел не один год.
Может ли работодатель отказать в выдаче справки
Работодатель не имеет права отказывать увольняющемуся работнику в получении справки 182н, если от него поступило соответствующее заявление. В случае нарушения этой нормы закона, бывший сотрудник предприятия вправе обратиться за установлением справедливости в трудовую инспекцию или суд.
Зачем нужна справка 182н
Справка дает информацию о том доходе, который получил работник за последние два года работы (или меньше, если он проработал на предприятии меньший период). Эти данные нужны для дальнейшего начисления человеку различных социальных льгот и пособий, гарантированных государством, таких как:
Кто выписывает справку 182н
Данный документ обычно формирует специалист отдела бухгалтерии предприятия-работодателя, т.е. тот сотрудник, у которого имеется доступ к информации о заработной плате увольняющегося работника. Бланк формируется на основании бухгалтерских данных и отчетности страхователя.
После составления справку в обязательном порядке должны подписать директор организации и главный бухгалтер.
Их подписи будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ данные актуальны и достоверны.
Как делаются компенсационные выплаты на основе справки
Для расчета вышеупомянутых видов компенсаций берется средний заработок работника за один день, что позволяет верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (при наличии к ней, конечно, уважительной причины, т.к. любое отсутствие на рабочем месте должно быть подтверждено необходимыми документами).
Формула расчета среднедневной з/п с 2013 года такая:
где: СДЗ – среднедневная зарплата,
ОЗ – общая зарплата (за два года);
КОД – количество отработанных дней по календарю (за два года);
ДИП – дни отпусков по беременности и родам, уходу за ребенком и больничных.
Небольшие пояснения к формуле:
Как оформлять документ
Несмотря на наличие стандартной унифицированной формы, оформление бланка 182н отдается на откуп составителю. Сведения в него можно вносить от руки (шариковой ручкой любого темного цвета, но не карандашом) или заполнять на компьютере, на фирменном бланке (удобно, документ содержит все необходимые реквизиты компании-работодателя) или на обыкновенном листке формата А4.
Проштамповывать справку при помощи печати не обязательно, поскольку с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели освобождены от требования закона удостоверять свою документацию при помощи штемпельных изделий (если только эта норма не прописана во внутренних локальных актах фирмы).
Единственное условие, которое должно соблюдаться неукоснительно: наличие «живых» автографов руководителя предприятия (или лица, уполномоченного действовать от его имени), а также главного бухгалтера (при этом использование факсимильных подписей, т.е. отпечатанных каким-либо способом, исключено).
Справка обычно делается в одном экземпляре, но при необходимости работодатель может выдать ее заверенные копии в нужном количестве.
Можно ли допускать исправления
Ошибки, неточности и помарки в документе недопустимы. При наличии таковых, не стоит заниматься их исправлением, лучше заполнить, завизировать и выдать работнику новый документ, в котором всё будет написано верно и без ошибок.
Структура документа
Бланк формы 182н состоит из нескольких разделов.
Образец оформления справки по форме 182н
Заполнение данных о страхователе
В самом начале документа указывается дата выдачи справки, а также ее номер по внутреннему документообороту работодателя. Далее пишется полное название предприятия (с расшифрованной организационно-правовой формой), а также наименование местного территориального фонда соцстраха, в котором оно обслуживается. Затем в бланке следует указать код подчиненности организации (его можно найти в уведомлении, присланном ФСС или на сайте данной структуры), ее ИНН и КПП, адрес и действующий телефон для связи.
Заполнение данных о застрахованном лице
После того, как вся необходимая информация о предприятии будет указана, в бланк нужно внести сведения о работнике: его ФИО, данные из паспорта (серия, номер, где и когда выдан), адрес регистрации по месту жительства (здесь в графе «субъект» нужно указать край, область или республику РФ) и номер пенсионного страхового свидетельства (СНИЛС).
Заполнение данных о заработной плате
В третью часть бланка по порядку (начиная с того года, когда работник устроился в организацию) вписываются периоды и суммы (цифрами и прописью) выданной заработной платы. Как уже говорилось выше, здесь учитывается только та величина дохода сотрудника предприятия, на которую производились начисления в ФСС и ПФР.
Следует отметить, что существует определенный лимит для каждого года.
К примеру,
за 2016 год сумма, сюда вписываемая, не должна превышать 796 тыс.руб. – отчисления в ПФР, 718 тыс.руб. – отчисления в ФСС.
За 2017 год: 876 тыс.руб. – отчисления в ПФР, 755 тыс.руб. – отчисления в ФСС.
Если работник отработал не полный календарный год, в справку нужно внести сведения только за те месяцы, которые он числился на предприятии.
Заполнение данных о днях временной нетрудоспособности
В четвертом разделе следует также по порядку указать временные отрезки, когда работник был нетрудоспособен (с указанием конкретных дат (цифрами и прописью) начала и конца каждого периода и их продолжительности). Здесь же надо вписать наименование периода (т.е. официально подтвержденную причину, по которой он отсутствовал на рабочем месте). В завершение на документе ставится подпись директора и главного бухгалтера фирмы.
Оформляем работнику справку о среднем заработке для центра занятости
Автор: Куревина Л. В., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Работодатель на основании заявления работника должен предоставить ему справку о среднем заработке для центра занятости. Такая справка нужна для расчета уволенному работнику пособия по безработице и стипендии при повышении работником квалификации по направлению службы занятости. В действующий порядок исчисления среднего заработка планируется внести изменения. Расскажем о правилах расчета среднего заработка в 2021 году, о правилах заполнения указанной справки и новом порядке ее предоставления.
Обязанность работодателя по выдаче справки
По письменному заявлению сотрудника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать сотруднику среди прочих документов справку о заработной плате (ст. 62 ТК РФ).
Такая справка нужна уволенному работнику для того, чтобы, в частности, встать на учет в центр занятости в качестве безработного и получать пособие по безработице.
При этом до 31.12.2021 действуют временные правила регистрации граждан в целях поиска подходящей работы и в качестве безработных, а также осуществления социальных выплат гражданам, признанным безработными, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 08.04.2020 № 460.
Согласно этим правилам работники могут подать заявление в электронной форме, используя единую цифровую платформу или единый (региональный) портал госуслуг.
Так, подать заявление можно дистанционно через личный кабинет на портале «Работа в России» (trudvsem.ru) (п. 2 ст. 3, п. 3.1 ст. 15 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации», Информация Роструда «Поиск работы и оформление пособия по безработице доступны онлайн на «Работе в России»). В этом случае работнику предоставлять справку не нужно, потому что все необходимые сведения и достоверность указанных в заявлении данных центр занятости проверит в рамках межведомственного взаимодействия с ПФ РФ.
Если работник решил обратиться в центр занятости лично, он может взять справку о заработной плате у последнего работодателя. При этом работодатель обязан выдать ему такую справку. Причем работник не обязан предоставлять данную справку, поскольку центр занятости может получить эти сведения самостоятельно.
По какой форме заполняется справка?
Справка может быть заполнена:
по форме, рекомендованной в Письме Минтруда РФ от 10.01.2019 № 16-5/В-5;
по форме, утвержденной региональными органами власти, осуществляющими полномочия в области содействия занятости населения этих регионов (например, в Москве форма справки утверждена Приказом Департамента труда и социальной защиты населения г. Москвы от 24.12.2018 № 1721). Региональная форма справки, если она установлена, является приоритетной;
в произвольной форме на фирменном бланке организации.
Обратите внимание: отказать в приеме справки, составленной в произвольной форме, центр занятости не может, если в ней будут указаны все сведения, необходимые для определения размера и сроков выплаты пособия по безработице (Письмо Минтруда РФ от 10.01.2019 № 16-5/В-5).
Справка о среднем заработке должна содержать:
наименование и юридический адрес организации;
Ф. И. О. уволенного работника;
дату приема и дату увольнения работника;
условия работы уволенного сотрудника (полный или неполный рабочий день (неделя), количество рабочих часов в день и рабочих дней (часов) в неделю);
статью Трудового кодекса, на основании которой был установлен неполный рабочий день (неделя), если сотрудник работал на таких условиях;
сумму среднего заработка за последние три месяца (цифрами и прописью);
номера и даты документов, на основании которых выдана справка (лицевые счета, платежные поручения, РКО, платежные ведомости и пр.);
подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой;
дату составления справки;
телефон организации для справок;
печать организации (при ее наличии).
Заполнить нужно все имеющиеся в справке реквизиты, кроме указанных под заголовком «Заключение органа службы занятости».
Какой расчетный период брать?
Порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 12.08.2003 № 62 (далее – Порядок).
По общему правилу расчетный период составляет три календарных месяца (с 1-го до 1-го числа), предшествующих месяцу увольнения работника (п. 3 Порядка).
Если работник увольняется в последний день месяца, в качестве расчетного периода можно использовать последние три месяца, включая месяц увольнения, если средний заработок, рассчитанный за этот период, окажется больше (Определение ВС РФ от 08.06.2006 № КАС06-151).
Из расчетного периода исключаются:
период сохранения среднего заработка в соответствии с законодательством РФ;
период временной нетрудоспособности, время отпуска по беременности и родам;
время простоя по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
период забастовки, в которой работник не участвовал, но в связи с которой не имел возможности выполнять свою работу;
дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
периоды освобождения от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты;
дни отдыха (отгулы), предоставляемые в связи со сверхурочной работой, при вахтовом методе работы, в других случаях.
Если за расчетный период зарплата фактически не начислялась или этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному, то есть за три предыдущих месяца.
Если работник не имел фактически начисленной зарплаты и за расчетный период, и до расчетного периода, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные сотрудником в месяце увольнения дни.
Какие выплаты включаются в расчет среднего заработка?
При расчете среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации независимо от источников этих выплат. К ним относятся:
зарплата, начисленная работникам по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время;
зарплата, начисленная за выполненную работу по сдельным расценкам;
зарплата, начисленная за выполненную работу в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг), или комиссионное вознаграждение;
зарплата, выданная в неденежной форме;
денежное вознаграждение, начисленное за отработанное время лицам, замещающим государственные должности;
начисленные в редакциях СМИ и организациях искусства гонорар работников, состоящих в списочном составе этих редакций и организаций, и (или) оплата их труда, осуществляемая по ставкам (расценкам) авторского (постановочного) вознаграждения;
зарплата, начисленная преподавателям учреждений начального и среднего профессионального образования за часы преподавательской работы сверх уменьшенной годовой учебной нагрузки (учитывается в размере 1/10 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);
зарплата, окончательно рассчитанная по завершении календарного года, обусловленная системой оплаты труда (учитывается в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления);
надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;
выплаты, связанные с условиями труда, в том числе выплаты, обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате), повышенная оплата труда на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными и иными особыми условиями труда, за работу в ночное время, оплата работы в выходные и нерабочие праздничные дни, оплата сверхурочной работы;
премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;
другие виды выплат в соответствии с действующими в организации системами оплаты труда.
В силу п. 4 Порядка не учитываются при расчете среднего заработка:
выплаты, рассчитанные исходя из среднего заработка (например, командировочные и отпускные);
социальные пособия (пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, по уходу за ребенком);
выплаты, перечисленные в пп. «в« – «ж» п. 4 Порядка;
другие выплаты и компенсации, не связанные с оплатой труда (например, оплата питания, сотовой связи).
Как учитывать премии при расчете среднего заработка?
Согласно п. 9 Порядка премии, начисленные за расчетный период, при определении среднего заработка учитываются следующим образом:
Вид премий
Порядок учета
По одной премии за каждый показатель. То есть, если за один месяц начислено две премии, в расчет среднего заработка можно включить только одну из них – наибольшую
Квартальные, полугодовые премии
По одной премии за каждый показатель в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода
Премии по итогам работы за год, предшествующий увольнению, премии за выслугу лет
В размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления премии
Если расчетный период отработан не полностью или в него входят исключаемые из расчета дни, то ежемесячные премии, которые выплачиваются вместе с зарплатой за месяцы расчетного периода, учитываются в полной сумме, а остальные – пропорционально отработанному времени, независимо от того, начислены ли они с учетом отработанного времени.
Размер премии определяется по формуле:
Сумма премии, включаемая в расчет
Сумма премии, начисленной за расчетный период
Число рабочих дней по графику (производственному календарю)
Число фактически отработанных за расчетный период дней
Как учитывать повышение зарплаты при расчете среднего заработка?
Если в расчетном периоде или после него, но до даты увольнения работника в организации, филиале или структурном подразделении, где он трудился, была повышена зарплата всем работникам, выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка, надо проиндексировать – увеличить на коэффициент индексации.
Период повышения зарплаты
Порядок индексации
В расчетном периоде
Индексируются выплаты, начисленные за предшествующий повышению период
После расчетного периода, но до дня увольнения работника
Индексируется средний заработок, исчисленный за расчетный период
После дня увольнения работника
Индексация не производится
Коэффициент индексации определяется по формуле:
Коэффициент индексации
Оклад (тарифная ставка) после повышения зарплаты
Оклад (тарифная ставка) до повышения зарплаты
Как рассчитать размер среднего заработка?
Средний заработок определяется по формуле:
Средний заработок
Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка
Число дней, отработанных в расчетном периоде
Число рабочих дней расчетного периода по графику (производственному календарю)
Если работнику установлено неполное рабочее время, средний дневной заработок рассчитывается путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 5-дневной (6-дневной) рабочей недели, приходящихся на время, отработанное в расчетный период.
При определении среднего заработка сотрудника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок.
Работник уволился 13 августа 2021 г. и затем обратился с заявлением о выдаче справки о среднем заработке для регистрации в статусе безработного.
В данном случае для расчета среднего заработка следует использовать 3-месячный период – с 1 мая по 31 июля 2021 года. В этом периоде 62 рабочих дня. За 3 месяца работник получил 155 000 руб. При 5-дневной рабочей неделе он отработал рабочие дни полностью.
Средний заработок работника составит 51 750 руб. (155 000 руб. / 62 дн. х (62 дн. / 3)).
Новый порядок расчета среднего заработка
Правительством РФ разработан проект нового порядка расчета среднего заработка для исчисления уволенному работнику пособия по безработице.
При этом сам порядок расчета среднего заработка не изменился, нововведения затронули порядок предоставления справки.
В частности, установлено, что орган занятости населения должен сам рассчитывать средний заработок на основании сведений о выплатах, на которые начислялись пенсионные взносы, то есть аналогично временному порядку, который применяется сейчас.
Работодатель должен будет рассчитывать средний заработок в двух случаях:
1) когда сотрудник находился в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком в периоде, приходящемся на 3-месячный срок, предшествующий календарному кварталу перед месяцем подачи заявления;
2) когда доход гражданина за период трех месяцев, предшествовавших календарному кварталу перед месяцем подачи заявления, не подлежал обложению взносами на обязательное пенсионное страхование в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах.
В этих случаях работодатель выдает бывшему работнику справку о среднем заработке по последнему месту работы (службы), подписанную руководителем и главным бухгалтером (при наличии) организации или индивидуальным предпринимателем.
Больничные и «детские» пособия: актуальные правила расчета и выплаты
Данная статья представляет собой памятку для тех, кому нужно быстро изучить или освежить в памяти ключевые вопросы, связанные с начислением и выплатой пособий по временной нетрудоспособности и основных видов «детских» пособий. Материал будет обновляться каждый раз после внесения изменений в законодательство, поэтому обращать внимание на дату размещения статьи не нужно — шпаргалка будет актуальной всегда.
Больничные и декретные пособия
Основание для начисления
Пособие по временной нетрудоспособности и пособие по БИР начисляется на основании листка нетрудоспособности. Он может быть оформлен на бумаге, либо в электронном виде (если работник дал на это письменное согласие). Начиная с 2022 года, в ходу останутся только электронные бюллетени (см. «Как ФСС будет выплачивать больничные и декретные с 2022 года и как действовать работодателям»).
Ежемесячное пособие по уходу начисляется на основании нескольких документов. Во-первых, это заявления сотрудницы (в свободной форме) о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет и о назначении пособия. Во-вторых, — приказы руководителя о предоставлении такого отпуска и о назначении такого пособия. В-третьих, — копия свидетельства о рождении ребенка (и предыдущих детей). В-четвертых, — справка с места работы второго родителя о том, что его работодатель не предоставляет отпуск по уходу и не выплачивает пособие. Добавим, что отпуск по уходу начинается на следующий день после того, как заканчивается отпуск по БИР.
Важны даты указанных документов. Дело в том, что право на получение пособий не является бессрочным. Так, пособие по временной нетрудоспособности выплачивается, если работник предоставил больничный лист не позднее шести месяцев после восстановления трудоспособности, установления инвалидности, либо окончания периода освобождения от работы. Право на пособие по БИР сохраняется в течение шести месяцев со дня окончания декретного отпуска, а право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком — в течение шести месяцев со дня достижения ребенком возраста 1,5 лет.
Оформление больничного листа
Очень важно, чтобы больничный лист был оформлен правильно. В противном случае могут возникнуть проблемы с Фондом социального страхования, который, скорее всего, откажется выплачивать пособие.
Бланк листка нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 26.04.11 № 347н. Порядок выдачи и правила заполнения утверждены приказом Минздрава от 01.09.20 № 925н (далее — Порядок № 925н).
Больничный лист состоит из двух разделов: первый заполняется медицинской организацией, второй — работодателем.
Ошибки, допущенные работодателем, можно исправить. Для этого неверную запись необходимо зачеркнуть. Затем на обороте следует сделать правильную запись и подтвердить ее словами «исправленному верить», а также подписью и печатью работодателя. Использовать корректирующие средства (например, штрих или ластик) не разрешается.
Ошибки, допущенные медицинской организацией, исправлять нельзя. Вместо этого медики должны выписать дубликат больничного листа (с галочкой в поле «Дубликат»).
Основные правила заполнения листка нетрудоспособности
вручную или с применением печатающих устройств
Ручка (при ручном заполнении)
гелевая, капиллярная или перьевая
не заходят за границы ячеек (соприкосновение с границами не возбраняется)
Начало каждой записи
между фамилией и инициалами врача делается пробел в одну ячейку, между первыми буквами имени и отчества пробела нет;
может выступать за границы отведенного поля, но не должна попадать на информационное поле;
в общем случае должна соответствовать названию, указанному в уставе медучреждения
Строка «Итого начислено…»
работодатель указывает общую сумму начисленного пособия без вычета НДФЛ
Какие ошибки в больничных листах препятствуют (не препятствуют) выплате пособия
Препятствует / не препятствует
Больничный лист заполнен шариковой рукой
Позиция ФСС: препятствует, т.к. больничные листы разрешено заполнять только гелевой, капиллярной или перьевой ручкой;
Позиция судей: не препятствует (определение ВС РФ от 17.02.15 № 304-КГ14-6897)
Работодатель внес исправления при помощи корректирующего средства
Позиция ФСС: препятствует;
Позиция судей: не препятствует (постановление АС Северо-Западного округа от 03.07.15 № А27-19518/2014)
Больничный лист заполнен частично вручную, частично на компьютере
не препятствует (письмо ФСС России от 23.10.14 № 17-03-09/06-3841П)
Врачи выдали больничный лист по БИР на сроке более 30 недель
Позиция ФСС: препятствует, т.к. больничные листы по БИР выдаются строго на сроке в 30 недель;
Позиция судей: не препятствует (определение ВАС РФ от 12.05.14 № ВАС-4398/14)
Не указана специальность и фамилия врача
Позиция ФСС: препятствует;
Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2013)
Работодатель исправил ошибки в больничном листе после того, как работник получил пособие
Позиция ФСС: препятствует;
Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.01.14 № Ф03-6124/2013)
Ошибка в наименовании работодателя
Не препятствует, т.к. страхователя можно определить по регистрационному номеру (письмо ФСС России от 26.03.13 № 10-09/10/7103)
Работодатель сделал лишнюю запись
Не препятствует, если лишняя запись зачеркнута, а на обороте указано, что данную строку «считать незаполненной» (письмо ФСС России от 18.10.12 № 15-03-14/05-12954)
Лечащий врач единолично продлил больничный после 15 дней болезни
Позиция ФСС: препятствует, ведь если болезнь длится более 15 дней, больничный выдается и продлевается врачебной комиссией;
Позиция судей: не препятствует (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.03.14 № А70-4564/2013)
Также следует убедиться, что больничный лист является подлинным. Сделать это можно с помощью сайта ФСС, где регулярно обновляется перечень похищенных и утерянных бланков листков нетрудоспособности.
Также бюллетень может быть выписан в электронном виде. Такой листок нетрудоспособности медики создают в единой интегрированной информационной системе «Соцстрах» в режиме онлайн. Человеку выдают на руки не сам бюллетень, а талон с номером ЭЛН. Подписи врачей и печать не проставляются. Далее сотрудник сообщает работодателю этот номер, бухгалтер находит электронный бюллетень в системе и оплачивает первые 3 дня болезни (пособие за остальные дни перечисляет напрямую ФСС).
Если в ЭЛН допущена ошибка, работодатель должен исправить ее следующим образом. В нести изменения в ЭЛН, поставить усиленую квалифицированную электронную подпись главбуха и руководителя, затем повторно направить сведения в ФСС. Так сказано в пункте 72 Порядка № 925н (см. «Меняется порядок выдачи больничных: как действовать работодателю»).
Расчет больничных и декретных пособий
Чтобы выяснить величину пособия, нужно последовательно выполнить ряд действий. Расскажем о каждом из них.
Определение расчетного периода
Расчетным периодом в общем случае являются два календарных года, предшествующих году, в котором началась болезнь, декрет или отпуск по уходу за ребенком. Так, если первый день больничного либо отпуска приходится на 2021 год, расчетным периодом будет отрезок времени с 1 января 2019 года по 31 декабря 2020 года включительно.
Из данного правила есть исключение для женщин, которые в расчетном периоде находились в декрете либо в отпуске по уходу, и из-за этого потеряли в зарплате. Для них допустимо перенести один год (или оба года) на более раннее время. Такой перенос делается на основании заявления, которое работница подает в бухгалтерию.
Поясним на примере. Допустим, сотрудница взяла больничный в 2021 году. Расчетным периодом для нее являются 2020 и 2019 годы. Но в 2019 году она находилась в отпуске по уходу за ребенком, а в 2018 году — в декретном отпуске. Сотрудница написала заявление с просьбой исключить из расчетного периода 2019 год и заменить его на 2017 год. В итоге расчетным периодом становятся 2020 и 2017 годы.
Вычисление среднего заработка
Алгоритм расчета среднего заработка одинаков для пособий по временной нетрудоспособности, по БИР и по уходу за ребенком до 1,5 лет. Во всех перечисленных случаях в средний заработок входят суммы, которые работник получил в расчетном периоде и с которых были уплачены взносы в ФСС.
Не исключено, что расчетный период или его часть придется на 2009 год и предшествующие годы. В то время работодатели платили не взносы в ФСС, а единый социальный налог. Тогда в средний заработок включаются суммы, которые облагались бы взносами в ФСС, если бы взносы уже были введены в действие.
Проиллюстрируем на примере. Предположим, что сотрудница написала заявление о переносе, в результате чего в расчетный период вошел 2009 год. В течение 2009 года компания выплатила ей материальную помощь в размере 10 000 руб. От взносов в ФСС освобождается матпомощь, не превышающая 4 000 руб. Значит, в средний заработок нужно включить 6 000 руб.(10 000 — 4 000).
Сравнение среднего заработка с максимально допустимым значением
Средний заработок можно учесть лишь в части, не превышающей предельного значения базы по взносам на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Это правило применяется как при расчете пособий по временной нетрудоспособности, так и при расчете пособий по БИР и по уходу за ребенком.
Предельное значение базы утверждается Правительством РФ на каждый календарный год. Если в расчетный период вошел 2009 год или более ранние периоды, то за предельное значение базы принимается сумма 415 000 руб. за каждый год.
Бухгалтер должен сравнить средний заработок, полученный в расчетном периоде, и предельное значение базы, установленное на данный период. Причем, сравнивать нужно не суммарный показатель, а средний заработок за каждый из двух лет расчетного периода с соответствующим предельным значением базы на данный год.
Приведем пример. Допустим, расчетным периодом является отрезок времени с 1 января 2019 по 31 декабря 2020 года. Предельное значение базы на 2019 год составляло 865 000 руб., на 2020 год — 912 000 руб. Средний заработок работника в 2019 году равнялся 900 000 руб., а в 2020 году — 850 000 руб. Таким образом, средний заработок за 2019 год можно учесть в части, не превышающей 865 000 руб., а средний заработок за 2020 год — в полном объеме. В итоге при расчете пособия бухгалтер вправе учесть средний заработок в размере 1 715 000 руб.(865 000 + 850 000).
Сравнение среднего заработка с минимально допустимым значением
В ситуации, когда в расчетном периоде сотрудник либо зарабатывал мало, либо вовсе не имел заработка, необходимо сравнить фактический средний заработок за месяц с минимальным размером оплаты труда (МРОТ). При сравнении следует использовать значение МРОТ, установленное на дату начала болезни, декретного отпуска, либо отпуска по уходу за ребенком.
Если фактический средний заработок за месяц ниже или равен МРОТ, то для расчета пособия надо использовать минимальный размер оплаты труда. В противном случае для расчета пособия надо использовать фактический средний заработок за месяц.
ФСС России в письме от 01.03.11 № 14-03-18/05-2129 рекомендует следующий алгоритм сравнения: сначала вычислить средний дневной заработок исходя из фактически полученных доходов, а затем — исходя из МРОТ. Затем выбрать наибольшую величину и использовать ее при расчете пособия.
Покажем на примере. Допустим, болезнь наступила в 2021 году, и расчетным периодом являются 2020 и 2019 годы. Средний заработок за эти годы составил 76 800 руб. Значит, фактический средний дневной заработок равен 105,2 руб. (76 800 руб.: 730 дн.). Минимальный размер оплаты труда, утвержденный на 2021 год, составляет 12 792 руб. Значит, средний дневной заработок исходя из МРОТ равен 420,56 руб.(12 792 руб. х 24 мес.: 730 дн.) Таким образом, при расчете пособия нужно использовать величину 420,56 руб.
Расчет среднего дневного заработка
Для пособий по временной нетрудоспособности в общем случае средний дневной заработок — это средний заработок за расчетный период (с учетом предельного значения базы) деленный на 730. Полученная величина умножается на процент, соответствующий страховому стажу. Если стаж 8 и более лет — на 100%. Если стаж от 5 до 8 лет — на 80%. Если стаж менее 5 лет — на 60%.
Для пособий по БИР и по уходу за ребенком в общем случае средний дневной заработок представляет собой дробь. В числителе стоит средний заработок за расчетный период (с учетом предельного значения базы). В знаменателе стоит количество календарных дней в расчетном периоде за минусом числа календарных дней, приходящихся на исключаемый период. К исключаемому периоду относятся больничные, декретные, отпуск по уходу за ребенком и дни, когда женщину освобождали от работы по законам РФ с полным или частичным сохранением зарплаты (при условии, что с нее не платили взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Вне зависимости от стажа молодой мамы средний дневной заработок всегда умножается на 100%.
Приведем пример. Допустим, средний заработок женщины в расчетном периоде равен 800 000 руб., и предельное значение базы не превышено. Количество календарных дней в каждом из двух лет расчетного периода составляет 365, в сумме — 730 (365 + 365). В течение расчетного периода сотрудница брала больничный продолжительностью 15 календарных дней. Значит, число дней исключаемого периода равно 15. Средний дневной заработок равен 1 118, 88 руб.(800 000 руб.: (730 дней — 15 дней) х 100%).
Обратите внимание: величина среднего дневного заработка для пособия по БИР и по уходу за ребенком не должна превышать максимально допустимый размер среднего дневного заработка для «обычного» больничного. О том, как сравнить эти две величины, читайте в материале «Как теперь начислять пособие по беременности и родам и по уходу за ребенком».
Если сумма пособия рассчитывается исходя из МРОТ, то средний дневной заработок равен МРОТ (установленному на дату начала бюллетеня), умноженному на 24 месяца и деленному на 730 дней. Если работник трудится на условиях неполного рабочего времени, в формулу следует подставить коэффициент, отражающий продолжительность рабочего времени.
Если страховой стаж сотрудника менее 6 месяцев, то величина пособий по временной нетрудоспособности и по БИР за полный месяц не может превышать МРОТ, умноженного на районный коэффициент (если такой введен в данной местности). Кроме того, в законе перечислены ситуации, когда пособие по временной нетрудоспособности за полный месяц, независимо от величины заработка, не может превышать МРОТ с учетом районного коэффициента. Это нарушение больным дисциплины, неявка ко врачу и проч. (подробный алгоритм расчета смотрите в статье «Больничные листы и пособия: основные изменения и актуальные вопросы»).
Расчет величины пособия
по временной нетрудоспособности и по БИР
Размер пособия по временной нетрудоспособности и пособия по БИР равен произведению среднего дневного заработка на количество календарных дней бюллетеня или декретного отпуска, указанного в больничном листе.
С апреля 2020 года действует дополнительное ограничение. Оно распространяется на ситуацию, когда пособие по временной нетрудоспособности, посчитанное исходя из среднедневного заработка и стажа работы, в расчете за полный календарный месяц не достигает МРОТ (в 2021 году он равен 12 792 руб.). Тогда больничные следует выплачивать в размере МРОТ за полный календарный месяц. При этом размер дневного пособия равен МРОТ, деленному на число календарных дней месяца, на который приходится болезнь. Общий размер выплаты — это дневное пособие, умноженное на число календарных дней болезни в каждом календарном месяце. Если введен районный коэффициент, то МРОТ определяется с учетом такого коэффициента (подробнее см.: «Больничные в 2021 году: временный порядок расчета пособий сделали постоянным»).
по уходу за ребенком
Пособие по уходу за ребенком выплачивается каждый месяц. Размер ежемесячного пособия в общем случае равен среднему дневному заработку, умноженному на 30,4 и умноженному на 40%. При расчете пособия за неполный календарный месяц итоговая сумма пропорциональна количеству календарных дней в этом месяце, в течение которых женщина находилась в отпуске по уходу.
Если средний заработок за месяц не превышает МРОТ, ежемесячное пособие по уходу за ребенком надо вычислять следующим образом. Нужно взять МРОТ и умножить на 40%. В случае, когда женщина трудится на условиях неполного рабочего времени, в формулу следует подставить коэффициент, отражающий продолжительность рабочего времени. Если в местности введен районный коэффициент, то его также необходимо подставить в формулу.
Добавим, что пособие по уходу за ребенком не может быть меньше значения, которое устанавливается на каждый календарный год. Так, в 2021 году ежемесячная сумма не может быть менее 6 752 руб. Это правило применяется в отношении каждого ребенка, не зависимо от очередности его появления в семье. В местностях, где применяются районные коэффициенты, минимальные значения будут несколько выше, потому что их следует умножить на величину районного коэффициента.
Пособия для совместителей
Предусмотрено три варианта совместительства, и каждому соответствует свой порядок выплаты пособий.
В 2020 году и ранее (когда прямые выплаты из ФСС проводились в отдельных регионах в качестве эксперимента) варианты выглядели следующим образом.
Первый вариант
На момент наступления страхового случая работник трудится у тех же работодателей, что и в двух предыдущих годах. Тогда пособие по временной нетрудоспособности и БИР он должен был получать у каждого работодателя. Для этого сотруднику требовалось взять у врача несколько оригиналов больничных — по одному для каждого работодателя. Получив свой оригинал, каждый из работодателей рассчитает пособие исходя из среднего заработка, выданного им самим.
Пособие по уходу за ребенком при первом варианте можно получить только у одного работодателя по выбору женщины. Выбранный работодатель должен рассчитать пособие исходя из двух сумм. Первая сумма — это средний заработок, выплаченный им самим. Вторая сумма — средний заработок, выплаченный другими работодателями за период, когда сотрудница еще не работала на том месте, где теперь получает пособие. При этом женщине приходилось брать у других работодателей справку о заработке.
Второй вариант
При втором варианте на момент наступления страхового случая работник трудится у других работодателей, нежели в двух предшествующих годах. Тогда пособие по временной нетрудоспособности, по БИР и по уходу за ребенком он мог получить только у одного работодателя по своему выбору. Для этого сотруднику требовалось взять у врача один больничный лист и предъявить его выбранному работодателю. Плюс к этому у остальных работодателей следовало взять справки, где указана величина заработка за расчетный период. На основании этих документов выбранный работодатель рассчитает величину пособия.
Третий вариант
При третьем варианте на момент наступления страхового случая работник трудится у нескольких работодателей, а в двух предшествующих годах трудился как у этих, так и у других работодателей. Тогда у сотрудника есть право выбора — получать пособие по первому варианту (у каждого из последних работодателей с учетом заработка, полученного только у них), либо по второму варианту (у одного из последних работодателей с учетом заработка, полученного у всех работодателей). Количество оригиналов больничного листа зависело от выбранного варианта.
В 2021 году правила назначения и выплаты пособий регламентируются постановлением Правительства РФ от 30.12.20 № 2375, и о совместителях там ничего не говорится.
Начиная с 2022 года вступят в силу поправки в Закон № 255-ФЗ. Они сохранят три варианта действий для совместителей — в зависимости от того, у каких страхователей работник трудится на момент выдачи бюллетеня, и у каких трудился в двух предшествующих годах. Варианты похожи на те, что существовали прежде. Но есть и отличие. Оно заключается в том, что пособие будет выплачивать не работодатель, а ФСС на основании электронных больничных (кроме первых 3-х дней болезни).
Выплата пособий, начисление НДФЛ и взносов
Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается следующим образом. Пособие за первые три дня болезни работодатель платит за счет собственных средств, и впоследствии ФСС данную сумму не возмещает.
Пособие за все последующие дни (начиная с четвертого) выплачивается следующим образом. В 2020 году некоторые регионы участвовали в пилотном проекте, в рамках которого данные суммы назначал и перечислял ФСС. В остальных субъектах РФ работодатель сначала платил за счет собственных средств, а затем ФСС возмещал эту сумму. Начиная с 2021 года, все без исключения регионы участвуют в проекте «Прямые выплаты» (см. «С 2021 года во всех регионах России пособия будут выплачиваться напрямую из ФСС»).
При выплате пособия по временной нетрудоспособности бухгалтер должен начислить и удержать налог на доходы физических лиц.
Пособия по беременности и родам и по уходу за ребенком работодатель сначала платит за счет собственных средств, а впоследствии ФСС возмещает данную сумму. При выплате этих пособий НДФЛ не начисляется и не удерживается.
Страховые взносы не начисляются ни на пособие по временной нетрудоспособности, ни на пособие по БИР, ни на пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Другие виды «детских» пособий
Пособие за постановку на учет в ранние сроки выплачивается на основании справки, выданной врачом. Такие справки выдают женщинам, которые встали на учет в срок до 12 недель беременности.
До 1 июля 2021 года указанное пособие единоразово выплачивал ФСС. Сумма была фиксированной, и с 1 февраля 2021 года составляла 708,23 руб.
Пособие полагается не всегда, а только если одновременно выполняются условия:
Размер единовременного пособия при рождении ребенка — это фиксированная величина, которая не зависит ни от стажа, ни от заработка сотрудницы. Она ежегодно индексируется. Чтобы рассчитать пособие на текущий календарный год, нужно взять прошлогоднее значение и умножить на коэффициент, утвержденный Фондом соцстрахования на текущий год (подробнее об этом читайте в статье «Как начислять «детские пособия» в 2015 году: новые размеры и «переходные» ситуации»).
С февраля 2021 года размер пособия при рождении ребенка составляет 18 886,32 руб.
Указанные виды пособий не облагаются ни налогом на доходы, ни страховыми взносами.
Возмещение пособий
В 2020 году и ранее в регионах, которые не участвовали в проекте «Прямые выплаты», действовали правила.
Работодатель мог возместить суммы пособий (кроме первых трех дней по «обычному» бюллетеню) из бюджетных средств. Для этого бухгалтер отражал пособия в отчетности, представляемой в ИФНС. Если размер взносов на соцстрахование оказывался больше величины выплаченных пособий, то работодатель перечислял взносы за минусом пособий. Если сумма взносов меньше, чем величина пособий, то разницу можно было зачесть в счет уплаты взносов в следующих периодах. Существовал и другой вариант — подать заявление о выделении средств, необходимых для выплаты пособий.
Далее специалисты ФСС проверяли, насколько обоснованно работодатель выплатил пособия. Инспекторы смотрели все документы и пересчитывали величину пособий. Если обнаруживали какое-либо нарушение (неверная сумма, отсутствие документов, ошибки в больничных листах и проч.), в возмещении отказывали.
Начиная с 2021 года, во всех регионах ФСС не возмещает пособия, и платит их сам напрямую застрахованным лицам. В связи с этим работодатели перечисляют взносы в полном объеме, не уменьшая на сумму пособий.
В завершение заметим, что расчет пособий нередко вызывает затруднения у начинающих бухгалтеров. Ведь для правильного расчета необходимо учитывать множество факторов. Поэтому наиболее комфортно чувствуют себя те бухгалтеры, которые рассчитывают пособия в веб-сервисах. Ведь «умный» веб-сервис еще в ходе расчета суммы пособия обязательно указывает на ошибки, задает уточняющие вопросы и дает подсказки бухгалтеру, ссылаясь на актуальное законодательство.