что не относится к обязательным локальным нормативным актам
Какие локальные документы должны быть в организации
Перечень локальных документов организации — это список нормативных актов, конкретизирующих трудовые нормы, применяемые в компании. К таким актам относятся:
Что такое локальные нормативные акты, кому и почему они нужны
Понятие о том, что такое локальные нормативные акты организации (ЛНА), дано в ст. 8 ТК РФ. Это документы, принимаемые работодателем, содержащие нормы трудового права, правила их реализации и регулирования трудовых отношений внутри предприятия. Основное требование к ЛНА — не ухудшать положение работников, закрепленное законодательством. Признаки локального нормативного акта:
Грамотно разработанные локальные акты помогают разрешить спорные ситуации.
Какие нормативные документы разрабатываются в ООО и ИП
Законодательно утвержденного перечня локальных актов не существует. В Трудовом кодексе упоминаются отдельные ЛНА, их считают обязательными:
Какие еще локальные акты упоминаются в ТК:
Специализированные ЛНА
Помимо общих есть перечень обязательных ЛНА применительно к отраслям. Например, система оценочной деятельности в учреждениях образования. Ее обязательность определена законом об образовании в РФ. Каждое ОУ самостоятельно разрабатывает ее параметры, руководствуясь перечнем локальных актов, которые регламентируют ВСОКО:
Отдельные виды локальной нормативной документации применяются в системах менеджмента качества. Примерный перечень ЛНД по качеству — это такие документы:
Как правильно разработать, утвердить, согласовать
Надо ли знакомить с документами сотрудников
Не все ЛНА требуют обязательного ознакомления. ТК говорит, что знакомить работников необходимо с теми нормативными документами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью. Например, положение о командировке не подписывает человек, который никуда не ездит.
В письме Роструда №ПГ/4653-6-1 сказано, что штатное расписание относится к ЛНА, но не связано с деятельностью непосредственно. Таким образом, ознакомление работников с ним не обязательно.
Ответственность за отсутствие
Обязанность разработки ЛНД лежит и на ООО, и на ИП. Ответственность за отсутствие документации регулирует п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — нарушение законодательства и иных нормативных актов, в которых содержатся нормы трудового права. Если на предприятии нет положения о защите персональных данных, наступает ответственность вплоть до уголовной.
Есть категория работодателей, освобожденных от ведения ЛНА: физлица и владельцы микропредприятий. Последние включают условия, которые прописываются в ЛНА, в текст трудового договора. Они заключают типовые соглашения, форма которых утверждена правительством.
Локальные нормативные акты работодателя: когда и кому они нужны
В разъяснениях специалистов, связанных с кадровыми вопросами, часто можно встретить понятие «локальные нормативные акты». Являются ли такие акты обязательными? В чем их назначение? Какие документы к ним относятся? Об этом — сегодняшний материал.
Что такое ЛНА?
По большому счету, любой документ, принятый руководством организации, является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.
Локальный акт должен быть принят в соответствии с нормами законодательства и не может им противоречить. Его основное назначение — регламентировать конкретные вопросы трудовых отношений, чтобы более эффективно управлять персоналом. При этом в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, внутренние акты не могут ухудшать положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано ему Трудовым кодексом.
Локальный нормативный акт обладает такими признаками:
Кто и когда должен принимать внутренние акты
Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.
Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.
Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.
Обязательные и необязательные ЛНА
Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.
Пример. Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель ознакомил сотрудника при приеме на работу с его основными функциями. Это можно сделать разными способами:
Вот и получается, что при наличии в договоре перечня трудовых функций должностная инструкция не является обязательным нормативным актом. И этот пример не единственный. В разных сферах бизнеса, и даже у разных должностей внутри одной компании, своя специфика. Где-то есть доступ к коммерческой тайне, где-то работа связана с особыми условиями труда и так далее. Более того, одни внутренние акты могут относиться ко всем сотрудникам, другие лишь к определенным.
Поскольку довольно трудно сформировать закрытый перечень нормативных актов, которые должны быть в компании, предлагаем лишь их базовый список. Это не значит, что все перечисленные ниже акты должны быть у каждой организации или предпринимателя. Но ориентироваться на этот перечень можно:
Большинство актов, указанных выше, составляется по требованию Трудового кодекса. Однако это относится не ко всем. Например, штатное расписание. Трудовой кодекс напрямую не требует составления этого ЛНА. Вместе с тем есть письмо Роструда № ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 — в нем чиновники отмечают, что в этом акте содержится положение о разделении обязанностей между сотрудниками. Из этого следует вывод, что штатное расписание у работодателя все-таки должно быть.
В крупных организациях также нередко бывают приняты отдельные акты об аттестации персонала, о командировках, о коммерческой тайне и другие.
Кстати, вопреки распространенному мнению, коллективный договор не считается ЛНА. Глава 7 ТК РФ относит его к самостоятельным правовым актам, регулирующим социально-трудовые отношения.
Кто составляет и утверждает ЛНА
Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.
Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.
В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:
Акт принят — что дальше?
Поскольку акт обязателен для исполнения работниками, их следует с ним ознакомить. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, ЛНА, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, должны быть доведены до его сведения под подпись. Обычно это происходит на этапе приема на работу. Но бывает, что акт принимается уже в разгар трудовых отношений. Сотрудника нужно ознакомить с его содержанием, если:
Как ознакомить работника с актом? Этот вопрос законодательство не освещает. Работодатель может выбрать способ ознакомления на свое усмотрение. Например, направить локальный акт каждому работнику или завести специальный журнал, где сотрудники должны будут расписываться.
В трудовом законодательстве остается много неурегулированных вопросов, которые касаются локальных нормативных актов. Тем не менее к их составлению нужно подходить очень тщательно. С одной стороны, это позволит свести к минимуму споры с работниками, а с другой — убережет работодателя от претензий проверяющих органов.
Что такое локальные нормативные акты?
Как только компания увеличивается, имеет смысл прописать правила, которые регулируют все права и обязанности работников и работодателя. Эти правила, согласно статье 8 Трудового кодекса (ТК), записывают в локальные нормативные акты (ЛНА).
Локальными эти документы называют из-за того, что они действуют только в пределах конкретной организации, а нормативными актами потому, что они основаны на требованиях Закона и обязательны к выполнению. При наличии четкого свода правил работа на предприятии организуется более четко, так как каждый сотрудник знает свои права и обязанности, а также осознает ответственность за свои действия.
На практике, если в фирме работает всего несколько человек, то ее руководство не спешит создавать ЛНА, считая, что это всего лишь ненужная бумажная волокита. И с 2017 года это право подтверждено законом. Однако на случай визита трудовой инспекции, которая может проверить абсолютно любую компанию, лучше подстраховаться, имея минимальный пакет ЛНА.
Разработать самостоятельно юридически правильный документ, где учитываются все нюансы работы компании и при этом не нарушаются нормы законодательства, довольно сложно. Часто эту работу поручают кадровику или даже главбуху, однако они не обладают достаточной компетенцией. Проще обратиться в юридическую фирму, тогда локальные нормативные акты вам разработает специалист.
Виды локальных нормативных актов
Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.
Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.
С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.
Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.
Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:
Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.
Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.
Необязательными локальными актами являются положения о:
Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.
Основные требования, предъявляемые к локальным нормативным актам
Можно выделить два вида требований, предъявляемых к ЛНА: правовые и оформительские. Согласно Трудовому кодексу, ЛНА:
Требования к оформлению локальных нормативных актов соответствуют правилам написания официальных документов.
Они в обязательном порядке должны содержать название предприятия, наименование документа (например, «Положение о…»), дату его регистрации, место составления. Кроме того, ЛНА имеют определенную структуру, состоящую из следующих частей:
Чтобы не было проблем при проверке трудовой инспекцией, необходимо, чтобы каждый работник поставил свою подпись об ознакомлении с ЛНА. Для этого в самом акте можно предусмотреть листок ознакомления либо завести отдельный журнал.
Поручите задачу профессионалам. Юристы выполнят заказ по стоимости, которую вы укажите. Вам не придётся изучать законы, читать статьи и разбираться в вопросе самим.
Локальные нормативные акты в свете последних изменений в законодательстве
При составлении локальных нормативных актов работодателям нередко приходится учитывать требования не только трудового законодательства, но и иных федеральных законов и нормативных правовых актов (ст. 8 ТК РФ).
За последний год было принято несколько актов, в том числе и судебных, которые могут напрямую повлиять на позицию проверяющих органов. Разберемся, наличие каких положений следует проверить в локальных актах и включить их туда в случае их отсутствия, чтобы избежать административной ответственности.
Должностная инструкция
1 июля текущего года вступило в силу положение, согласно которому профстандарты стали обязательны для применения работодателями, если это предусмотрено ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (ст. 195.3 ТК РФ). До этого они за некоторым исключением носили лишь рекомендательный характер – обязательными они были, например, для педагогических работников (ст. 46 Федерального закона от 29 декабря 2012 г. № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»).
Требования того или иного профстандарта работодателю желательно учитывать при разработке должностных инструкций. Если изменения в результате затронут круг обязанностей уже работающих сотрудников, их нужно предупредить об этом не менее чем за два месяца, и получить согласие (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 72, ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Положения должностной инструкции, разработанной в соответствии с требованиями профстандарта, также можно использовать при подборе персонала. Обязанность непосредственного руководителя и/или отдела кадров указывать соответствующие требования к кандидатам при составлении бланка заявки может быть также прописана в Положении о найме, ротации и увольнении персонала.
ПОЛЕЗНЫЕ СЕРВИСЫ
Наша бизнес-справка «Должностные инструкции по подразделениям предприятия и отраслям деятельности» поможет оперативно найти нужную должностную инструкцию не только по профессии, но и по области деятельности специалиста. Для удобства поиска оба раздела бизнес-справки детально структурированы.
11 июля 2015 года вступила в силу поправка в ТК РФ, которая обязала работодателей давать по просьбе соискателя письменные разъяснения с причинами отказа в приеме на работу (ч. 5 ст. 64 ТК РФ). Срок для предоставления такого разъяснения должен составлять не более семи рабочих дней. Как правильно составить письменный отказ в приеме на работу, мы уже разобрались ранее. Главное в таком отказе – обоснованность. Помочь работодателю четко сформулировать основания, по которым кандидату было отказано в трудоустройстве, как раз и поможет должностная инструкция по вакантной должности. В ней должны быть подробно прописаны требования к образованию, опыту работы специалиста, а также квалификационные требования, предусмотренные соответствующим профстандартом. Перечень профстандартов можно уточнить в нашей бизнес-справке.
Таким образом, при составлении отказа работодателю останется лишь сослаться на конкретную должностную инструкцию и указать те требования этого документа, которым соискатель не соответствует.
Однако стоит иметь в виду, что такое требование, как отсутствие у кандидата вредных привычек, считается дискриминационным, поскольку оно не относится к деловым качествам работника. К такому выводу в мае это года пришел Тверской районный суд г. Москвы. Следовательно, наличие данного требования в должностной инструкции и/или Положении о найме, ротации и увольнении персонала также может быть признано дискриминацией.
Положение об аттестации
БЛАНКИ
Нужно ли работодателю проверять квалификацию уже работающих в организации сотрудников на соответствие профстандарту, если для данной категории специалистов он стал обязателен?
Как поясняет Минтруд России, вступление в силу профессиональных стандартов не является основанием для увольнения работников. Если уровень конкретного сотрудника оказался ниже, чем предусмотренный профстандартом, руководство может подобрать для него соответствующую программу обучения.
Кроме того, работодатель вправе провести аттестацию работников. Так, уточняет ведомство, при применении квалификационных справочников и профессиональных стандартов лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Требования к квалификации», но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии назначаются на должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.
Однако если работодатель считает, что работник не справляется со своими обязанностями, он может признать его по результатам аттестации не соответствующим занимаемой должности (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). По общему правилу Положение об аттестации обязательным локальным нормативным актом не является, а значит, его отсутствие не повлечет за собой административную ответственность. Но если работодатель хочет проверить квалификацию своих работников и привести ее в последующем в соответствие определенным требованиям либо уволить не отвечающих этим требованиям сотрудников по п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, без такого Положения не обойтись. Исключения составляют только случаи, когда обязательная аттестация регламентирована законом или подзаконным нормативным правовым актом (например, Приказ Министерства образования и науки РФ от 7 апреля 2014 г. № 276 «Об утверждении Порядка проведения аттестации педагогических работников организаций, осуществляющих образовательную деятельность»).
В Положении об аттестации могут быть перечислены все основания и условия, при которых сотрудника, не прошедшего аттестацию, «условно» допускают к работе – например, при последующем обучении за счет работодателя, повышении его квалификации и повторной переаттестации. Однако лучше избегать таких положений – оставьте только два основных вывода аттестационной комиссии: соответствует занимаемой должности и не соответствует занимаемой должности.
Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников
БЛАНКИ
С 1 сентября 2015 года при сборе персональных данных операторы обязаны обеспечивать локализацию персональных данных россиян на серверах, расположенных на территории России (ч. 5 ст. 18 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»; далее – закон о персональных данных). И работодатель, поскольку он является оператором, также обязан соблюдать указанное требование. Принимать новые локальные акты закон не требует, а вот коррективы в уже существующие следовало внести еще до сентября прошлого года.
Деятельность компании в части защиты персональных данных, как правило, регламентируют два документа: Политика обработки персональных данных и Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников.
Собственно, локальным нормативным актом является только Положение, которое распространяется на сотрудников организации. Однако в поле зрения компании часто попадают и персональные данные, которые касаются третьих лиц (контрагентов, клиентов, родственников сотрудников и др.). Порядок работы с этими данными как раз и фиксируется в Политике. «Политику о порядке обработки персональных данных мы должны сделать публичной (ч. 2 ст. 18.1 закона о персональных данных). Проще всего разместить ее на своем сайте. Но есть организации, у которых нет сайта – в этом случае, как правило, рядом с тем местом, где посетителям оформляются пропуска, вешают кармашек, в который вкладывается Политика на бумажном носителе. Любой человек сможет ее вынуть и изучить», – уточнила 5 июля на конференции, организованной «АСЭРГРУПП», к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ Татьяна Коршунова. Соблюдение указанных требований может проверить не только ГИТ, но и сотрудники Роскомнадзора.
И в Политике, и в Положении должно быть условие о том, что при сборе персональных данных оператор обязуется обеспечить запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных россиян с использованием баз данных, находящихся на территории России. Кроме того, нужно указать место нахождения такой базы данных.
«Иногда спрашивают, нельзя ли совместить два эти документа в одном. Конечно, можно, но только локальные акты не предусмотрены для того, чтобы ими руководствовались третьи лица. Например, зачем знакомить с ним человека, который по доверенности получает товар? Это будет нелогично», – заключает Татьяна Коршунова.
Правила внутреннего трудового распорядка
БЛАНК
Таким образом, Суд признал право работодателя проверять переписку сотрудников.
«Отслеживать содержание корпоративной почты, интернет-траффик, использование компьютера – законное право работодателя. Что и подтвердил ЕСПЧ в указанном выше решении», – пояснил порталу ГАРАНТ.РУ эксперт центра правового содействия законотворчеству «Общественная Дума» Сергей Слесарев.
Аналогичные выводы есть и в решении российских судов (Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 1 декабря 2015 г. по делу № 33-17852/2015, Апелляционное определение Московского городского суда от 4 августа 2015 г. по делу № 33-24617/15).
С тем, чтобы исключить уголовную ответственность за нарушение тайны переписки и обезопасить себя от претензий со стороны сотрудников, желательно включить условие о проверке корпоративной переписки в Правила внутреннего трудового распорядка или иной локальный акт.
 |
Татьяна Коршунова, к.ю.н., доцент кафедры трудового права Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», ведущий научный сотрудник отдела законодательства о труде и социальном обеспечении Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве РФ:
«В Правилах внутреннего трудового распорядка или в специальном документе о пользовании корпоративной почтой работодатель должен зафиксировать, что корпоративная почта может использоваться исключительно для деловой переписки. Использование корпоративного почтового ящика для личных целей не допускается. Также следует указать, что работодатель имеет право в любой момент проверить корпоративную почту сотрудника.
Когда работник заранее знакомиться с данным локальным актом и ставит свою подпись, он дает работодателю свое согласие на это. Если ему не хочется, чтобы кто-то проверял его корпоративную почту, значит он просто ищет другую работу».
Складывающаяся судебная практика подтверждает законность проверки работодателем не только корпоративной электронной почты сотрудников, но и их активности в социальных сетях. Частое посещение сайтов, не имеющих прямого отношения к выполняемой работе, может быть признано нарушением трудовой дисциплины и в разных случаях послужить основанием для сокращения должности работника на 0,5 ставки, объявления выговора и даже для увольнения (апелляционное определение Новгородского областного суда от 6 июня 2012 г. по делу № 2-1935/12-33-823, апелляционное определение Рязанского областного суда от 11 февраля 2015 г. № 33-335, апелляционное определение Омского областного суда от 12 февраля 2014 г. по делу № 33-649/2014).
Обязанность использовать корпоративный компьютер исключительно в рабочих целях, а также право работодателя проверять соблюдение сотрудниками этой обязанности, также стоит закрепить в Правилах внутреннего трудового распорядка.
Подводя итог, можно отметить, что сфера трудовых отношений чувствительна к изменениям даже в областях, далеких от трудового законодательства. Учитывать ли все нововведения в локальных нормативных актах, каждый работодатель решает самостоятельно. Однако своевременная корректировка основных документов компании способна обезопасить от претензий со стороны проверяющих органов и, как следствие, от административной ответственности.