что называется формированием дела
null 3. Особенности формирования, описания и оформления дел по личному составу при подготовке к архивному хранению
3.1. Формирование дел
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.
Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.
Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально не связано с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.
Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания учебного заведения, аспирантуры; судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного, пенсионных дел – после прекращения выплаты пенсии.
Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих 250 листов. Возможно индивидуальное личное дело формировать в обособленную единицу хранения, как правило, это личные дела постоянного срока хранения.
При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.
Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек. При систематизации дел по буквам алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.
3.2. Описание дел
Описание дел – это раскрытие состава и содержания документов каждого дела.
Описание дел заключается в выявлении информационных характеристик дела и в письменном обозначении их на обложке дела.
Информационными характеристиками дела являются:
– название учреждения с указанием вышестоящего ведомства в тот период, за который включены в дело документы;
– название структурного подразделения;
– срок хранения дела.
При описании значительного объема дел удобно использовать карточный способ описания. Карточный способ помогает оперативно исправлять неточности в описании дел, облегчает систематизацию дел в описи. Все информационные характеристики дела заносятся предварительно на карточку. Каждой карточке присваивается порядковой номер, он же является временным рабочим номером дела до окончательной систематизации дел. После завершения систематизации, все сведения с карточек переносятся на обложку дел и в опись.
Описание отдельных элементов информационных характеристик дела:
– наименование организации на обложке указывается полное, в именительном падеже, с указанием ведомства, в систему которого она входит, (если оно имеется) после полного наименования в скобках дается официально принятое сокращенное наименование организации. При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке указывается последнее наименование организации, затем прежнее, которое заключается в скобки. При передаче дел в другую организацию на обложке дописывается новое наименование организации, прежнее также заключается в скобки.
– название структурного подразделения, вынесенного на обложку дела, помогает проведению классификации дел внутри фонда.
– крайние даты дела, которые проставляются на обложке дела арабскими цифрами, определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Крайними датами дел, содержащих распорядительную документацию (приказы, протоколы), являются даты регистрации, утверждения (или дата заседания) первого и последнего документа, включенного в дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело, в случае отсутствия точных сведений о приеме и увольнении дело не датируется или указывается год увольнения. На делах, сформированных в наряды, указывается год увольнения.
Крайними датами журналов (книг) регистрации, учета являются точные календарные даты первой и последней записи в журнале (книге).
Если дата или ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа документов, дата или ее элементы заключаются в квадратные скобки.
– архивный шифр – это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи. Архивный шифр, как правило, проставляется после включения дела в опись. На делах, передаваемых в государственные архивы Санкт-Петербург, архивный шифр проставляется в виде штампа работником государственного архива.
– заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание документов дела.
Заголовок дела должен соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел. При необходимости в заголовок вносятся уточнения.
В заголовках дел, содержащих приказы, протоколы, указываются крайние номера документов, включенных в дело.
В заголовке дела указывается дата, отражающая за какой или на какой период времени сформировано дело.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложке указывается общей заголовок, номер тома и заголовок каждого тома.
В заголовках дел, содержащих личные дела, личные карточки и лицевые счета указываются крайние буквы алфавита фамилий лиц, документы которых внесены в дело. При повторяемости букв алфавита в заголовках дел уточнение заголовка необходимо проводить до третьей буквы фамилии. Заголовком индивидуального личного дела является фамилия, имя и отчество лица, на которое заведено дело.
При всем единообразии и унификации заголовков, тем не менее, для повышения их информативности возможно включение в заголовки дополнительных сведений.
При описании личных дел уволенных работников постоянного срока хранения в заголовке целесообразно указывать должность, звание, ученую степень, выборную должность лица, личное дело которого передается на государственное хранение. Исключением являются личные дела государственных служащих, которые в соответствии с правилами ведения личных дел государственных служащих при их увольнении передаются на новое место государственной службы.
Необходимо отметить, что заголовки судебно-следственных дел, историй болезней, подлежащих государственному хранению, также имеют специфику описания. В заголовки данной категории дел нужно включать дополнительные элементы, полнее раскрывающие содержание документов.
– срок хранения дела: документы по личному составу имеют различные сроки хранения, поэтому данный элемент описания обязательно выносится на обложку дела.
3.3. Оформление дел
Оформление дел, подлежащих постоянному и долговременному хранению, заключается в переплете дел, вынесении на обложку дел его информационных характеристик, нумерацию листов в деле, составление листа- заверителя дела и, в случае необходимости, внутренней описи документов дела.
В делах по личному составу, основой систематизации которых является алфавитный порядок, составление внутренней описи документов рекомендуется, но в случае нарушения алфавитного порядка систематизации документов составление внутренней описи обязательно.
Пример оформления обложки дела, листа-заверителя и форма внутренней описи дела приведены в приложениях №№ 2, 3, 4.
Глава 2. Порядок формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
Глава 2. Порядок формирования и оформления дел в текущем делопроизводстве
515. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения аппарата Правительства. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
Дела формируются ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении аппарата Правительства.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством Архива.
516. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного срока хранения необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
3) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
4) группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела;
5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько томов. В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляют пометки «Т. 1», «Т. 2» и т.д.
518. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
519. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело.
520. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
521. Протоколы и документы к ним располагаются в деле в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
522. Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документ, зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.
523. Запросы и обращения депутатов Государственной Думы, а также Калининградской областной Думы, формируются в отдельные дела по алфавиту фамилий депутатов.
524. Контроль за соблюдением правил формирования дел структурных подразделений аппарата Правительства осуществляет Административное управление.
525. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, прошивке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.
526. Руководители структурных подразделений аппарата Правительства обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию дел для последующего хранения в архиве.
527. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя (приложение N 19 к настоящей Инструкции);
4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов (приложение N 20 к настоящей Инструкции);
5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21 к настоящей Инструкции);
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
528. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
529. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом исполнительных органов государственной власти Калининградской области к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
530. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
531. Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
532. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме и имеет следующие реквизиты:
В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся их порядковые номера, например: «Распоряжения N 1-50 Правительства Калининградской области». Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.
Количество листов выносится на обложку из заверительной надписи в деле.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела (ГАКО), кодов архива и Правительства Калининградской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 5. Общие правила формирования и оформления дел
Приложение N 5
к распоряжению администрации
г. Орска Оренбургской области
от 5 июля 2001 г. N 1567-р
Общие правила формирования и оформления дел
1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела, в соответствии с номенклатурой дел.
Запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.
Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
— документы постоянного и временного сроков хранения группировать в отдельные дела;
— включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
— каждый документ дела должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других нормативных актов;
— группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют судебные дела, личные дела, документы учебных заведений и др.);
— дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см.
4. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
5. Документы в личных делах располагаются в хронологической последовательности по мере их поступления.
6. Лицевые счета работников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.
7. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от проектов этих документов.
8. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и в хронологическом порядке. Документ-ответ помещается за документом-запросом.
1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений.
2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает:
— подшивку или переплет дела;
— нумерацию листов в деле:
— составление заверительной надписи дела;
— внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
4. Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, черным графическим карандашом.
5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
6. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА
Полезное
Смотреть что такое «ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА» в других словарях:
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;. Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной … Официальная терминология
формирование дела — Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины организация работы с документами … Справочник технического переводчика
формирование дела — 72 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Формирование сословного строя и правовой статус сословий — На протяжении второй половины XVI XVII в. шел процесс формирования сословного строя, характерного для феодального общества. Процесс этот начался еще во времена Киевского государства и завершился во второй половине XVII в. Что же… … Википедия
Формирование умысла — Стадии совершения преступления это этапы, которые проходит преступление в своем развитии от начала (подготовительных действий) до конца (наступления общественно опасных последствий). В случае, если развитие преступления было прервано на любой из… … Википедия
Формирование архивных дел — 3.5.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела… … Официальная терминология
Формирование дел — это группировка документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел управления (отдела). (Приказ ГНК РБ от 24.05.99 г. N 119) … Право Белоруссии: Понятия, термины, определения
ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Согласно параграфу 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях
ЕДИНСТВО СЛОВА И ДЕЛА — общественный и моральный принцип, обобщенно выражающий общечеловеческую нравственную норму, моральное требование верности слову Без определенной степени доверия невозможны совместная деятельность и человеческое общение Поэтому в рамках всякой… … Словарь по этике