что находится в личном деле ученика школы
Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
Формируем личное дело
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
Охрана и безопасность труда в школе и ДОУ
Положение
о ведении личных дел обучающихся
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел обучающихся организации, осуществляющей образовательную деятельность, разработано в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации» с изменениями от 2 июля 2021 года, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» в редакции от 2 июля 2021 года, Приказом Министерства Просвещения Российской Федерации №458 от 02.09.2020 «Об утверждении порядка приема на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования», приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 12 марта 2014 г. №177 «Об утверждении порядка и условий осуществления перевода, обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующего уровня и направленности» (с изменениями на 17 января 2019 года), Уставом общеобразовательной организации.
1.2. Данное Положение о ведении личных дел обучающихся разработано с целью регламентации работы с личными делами обучающихся школы и определяет порядок действий всех категорий работников школы, участвующих в работе с вышеназванной документацией.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является обязательным для всех категорий педагогических и административных работников школы.
1.4. Ведение и хранение личных дел обучающихся школы возлагается на классного руководителя (ведение) и — на делопроизводителя организации, осуществляющей образовательную деятельность (хранение).
2. Порядок оформления личных дел при поступлении в школу
2.1. Личные дела обучающихся заводятся классными руководителями по поступлению в 1 класс на основании личного заявления родителей.
2.2. Для оформления личного дела должны быть представлены следующие документы:
2.3. Для поступления в 10-й класс предоставляются следующие документы:
2.4. Для поступления во 2-9-ые классы предоставляются документы, вышеперечисленные в данном Положении; для обучающихся, достигших возраста 14 лет, обязательным является предоставление копии паспорта.
2.5. Основанием для издания приказа «О зачислении» служит заявление родителей.
2.6. Личное дело ведется на всем протяжении учебы ученика. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи обучающихся (например, № К/5 означает, что обучающийся записан в алфавитной книге на букву «К» под №5).
2.7. Личные дела обучающихся хранятся в канцелярии директора в строго отведенном месте. Личные дела одного класса находятся вместе в одной папке и должны быть разложены в алфавитном порядке.
2.8. Контроль за состоянием личных дел осуществляется специалистом по кадрам, заместителем директора по учебно-воспитательной работе и директором организации, осуществляющей образовательную деятельность.
2.9. Проверка личных дел обучающихся осуществляется по плану внутришкольного контроля, не менее 2-х раз в год. В необходимых случаях проверка осуществляется внепланово, оперативно.
2.10. Цели и объект контроля – правильность оформления личных дел обучающихся.
2.11. За систематические грубые нарушения при работе с личными делами обучающихся директор вправе объявить замечание или выговор, снять стимулирующие выплаты.
3. Порядок работы классных руководителей с личными делами обучающихся
3.1. Классные руководители проверяют состояние личных дел ежегодно в сентябре и мае текущего года на наличие необходимых документов.
3.2. Личные дела обучающихся ведутся классными руководителями. Записи в личном деле необходимо вести четко, аккуратно и только чернилами. По окончании каждого года под графой «подпись классного руководителя» проставляется печать школы.
3.3. Титульный лист личного дела обучающегося должен быть подписан и заверен подписью директора и печатью образовательной организации.
3.4. На обратной стороне титульного листа должны быть записаны сведения об обучающемся: фамилия, имя, отчество (при наличии); пол; число, месяц и год рождения; серия и номер документа, удостоверяющего личность; наименование дошкольной образовательной организации, которую ребенок посещал до поступления в образовательную организацию; сведения о переходе из одной образовательной организации, реализующей образовательные программы основного общего, среднего общего образования, в другую, выбытии и окончании школы; домашний адрес обучающегося.
3.5. В личное дело ученика заносятся: общие сведения об обучающемся, итоговые отметки за каждый учебный год, заверенные подписью классного руководителя и печатью.
3.6. В папку личных дел класса классный руководитель вкладывает список класса с указанием фамилии, имени, номера личных дел, номера медицинского полиса, домашний адрес и номер телефона, а также Ф.И.О. классного руководителя. Список меняется ежегодно.
3.7. Если ученик выбыл в течение учебного года, то делается отметка о выбытии, указывается номер приказа.
3.8. При исправлении оценки дается пояснение, ставится печать и подпись директора.
3.9. В графе о пропусках проставляется количество пропущенных уроков с отметкой по болезни или без уважительной причины.
3.10. Общие сведения об обучающихся корректируются классным руководителем по мере изменения данных.
3.11. Классный руководитель несет ответственность за правильность заполнения личных дел обучающихся и достоверность внесенных в них сведений.
4. Порядок выдачи личных дел обучающихся при выбытии из школы
4.1. Выдача личного дела родителям обучающегося производится при наличии приказа «О выбытии».
4.2. При выдаче личного дела вносится запись в алфавитной книге о выбытии, а родители или законные представители обучающегося ставят свою подпись в графе «отметка о выдаче личного дела».
4.3. В случаях, когда выбытие оформляется в течение учебного периода, классный руководитель составляет выписку текущих отметок за данный период.
4.4. При выбытии обучающихся 10,11-х классов родителям выдается личное дело и аттестат об основном общем образовании.
4.5. Личные дела, не затребованные родителями, передаются в архив школы, где хранятся в течение 5 лет со дня выбытия обучающегося.
5. Заключительные положения
5.1. Настоящее Положение о ведении личных дел обучающихся является локальным нормативным актом, принимается на Педагогическом совете школы и утверждается (либо вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
5.3. Положение о ведении личных дел обучающихся общеобразовательной организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.5.1. настоящего Положения.
5.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.
«Об образованиии в Российской Федерации»
Рнформационный портал РїРѕ внедрению эффективных организационно-управленческих Рё финансово-экономических механизмов, структурных Рё нормативных изменений, новаций
Вы здесь
Необходимость формирования и ведения личного дела обучающегося в общеобразовательной организации предусмотрена Порядком приема граждан на обучение по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, который утвержден приказом Минобрнауки России от 22 января 2014 г. № 32. Как установлено пунктом 20 данного Порядка, на каждого ребенка, зачисленного в организацию, осуществляющую образовательную деятельность, заводится личное дело, в котором хранятся все сданные документы. Таким образом, на начальном этапе обучения ребенка в общеобразовательной организации его личное дело будет состоять из документов, предусмотренных пунктами 9-11 Порядка приема.
В процессе обучения личное дело будет пополняться документами о состоянии здоровья ребенка, данными о результатах промежуточной и итоговой аттестаций, какими-либо персональными данными (например, о смене фамилии, социальном положении, месте проживания), документами, подтверждающими достижения в учебе, спорте, иных видах деятельности, а также иными документами.
Универсального шаблона личного дела законодательство об образовании не предусматривает. Поэтому каждая образовательная организация должна самостоятельно выработать структуру личного дела обучающегося (с учетом обязательных элементов) и закрепить положение о личном деле локальным нормативным актом.
Исходя из принятых в образовательной организации правил делопроизводства некоторые документы, включаемые в личные дела обучающихся, могут являться копиями оригинальных документов.
Личное дело обучающегося подлежит выдаче ему или его законным представителям в случае перевода в другую организацию, осуществляющую образовательную деятельность (пункты 8, 22 Порядка и условий осуществления перевода обучающихся из одной организации, осуществляющей образовательную деятельность по образовательным программам начального общего, основного общего и среднего общего образования, в другие организации, осуществляющие образовательную деятельность по образовательным программам соответствующих уровня и направленности, утв. приказом Минобрнауки России от 12 марта 2014 г. № 177).
При разработке локального нормативного акта относительно формирования и ведения личных дел обучающихся можно применять положения Инструкции о ведении школьной документации, утвержденной приказом Минпроса СССР от 27 декабря 1974 г. № 167, в части, не противоречащей законодательству РФ об образовании.