что можно считать началом проекта
Фазы, стадии и этапы жизненного цикла проекта (ЖЦП)
Проект — это совокупность операций и работ, которые направлены на достижение одной цели и результата в форме уникального продукта. Для проектной деятельности характерны временные под циклы, имеющие начало и окончание. Жизненный цикл проекта — это основополагающий термин, который помогает принять правильные решения в финансовых, организационных и предпринимательских вопросах.
Сущность жизненного цикла проекта
Проект описывает модель ситуации и план по её улучшению, а также совокупность методов для воплощения. Проектная деятельность включает в себя замысел, управленческий персонал, материальную базу, определение цели, необходимые результаты и т. д. Она объединяет несколько видов занятий, общими признаками которых являются:
Проект работает в среде, которая включает жизненные внешние и внутренние компоненты, а также учитывает политические, социально-культурные, организационные, правовые и подобные факторы. Реализация осуществляется с помощью руководителя, менеджерского состава, команды и других лиц, которые выполняют задачи, касающиеся рабочих процессов.
Определение ЖЦП
Понятие жизненного цикла для запланированного проекта весьма распространено в современном мире. Любое органическое явление, будь то живое существо, реальный бизнес или планета, подчиняется принципам жизненного цикла.
Под этим циклом понимают комплекс и последовательность определённых под циклов, которые преодолевает любой проект в процессе жизни. Другими словами, это временной интервал между стартом и ликвидацией. Для любого проекта, кроме цикла существования, есть ещё два цикла — до рождения и после завершения. Цикл играет важную жизненную роль по следующим причинам:
Для бизнесменов начало проектной деятельности предполагает вложение денежных ресурсов для реализации задуманного дела. Старт и окончание проекта обычно подтверждается официальными документами.
Жизненные стадии и их особенности
Каждый проект принято развивать на под циклы, которые подразделяются на ещё более мелкие. Под фазой понимают структурный компонент. Каждое её окончание означает достижение каких-либо значимых результатов. Совокупность фаз характеризуют ЖЦ.
Общепринятой классификации числа фаз и стадий жизненного цикла для проекта не существует. Их последовательность зависит от направленности деятельности, опыта участников и условий реализации. Деление жизненных стадий может быть самым разнообразным, главное, чтобы оно учитывало достижение контрольных точек или вех, в ходе чего менеджер получает сведения и оценивает перспективы развития. Основные фазы ЖЦП:
Жизненные стадии проекта считается успешными, если он выполнен без задержек, при этом сохранен лимит бюджета, отсутствует перерасход средств, и достигнуты поставленные цели. Существуют следующие под циклы жизненного цикла проекта:
Перечисленная классификация — это лишь пример. Точный перечень этапов жизненных циклов различаются в зависимости от отраслевого направления.
Как могут выглядеть циклы
Так, для стройкомпании, циклы могут выглядеть, как:
Жизненные стадии строительной компании, как правило, состоит из 4 этапов. В исключительных случаях возможно разделение на большее количество фаз.
Организация контрольных мероприятий циклов
Главную роль в управлении жизненными циклами играет процесс контроля. Он осуществляется не только руководителем, но и проектным менеджером. Правильная система контроля основана на следующих принципах:
Следует контролировать действия работников на каждой жизненной стадии. Отклонения, выявленные на ранних циклах, позволят избежать серьёзных недочётов в будущем.
Роль жизненных этапов для проекта сложно переоценить. От того, насколько тщательно организован и детализирован этот процесс по всем стадиям, зависит его судьба. Многие руководители осознают необходимость качественного проектного управления и перспективы использования этой технологии.
Как бы объяснили жизненные циклы продолжительных проектов?
Особенности жизненного цикла проекта
Проект представляет собой совокупность действий, направленных на достижение одной цели. От производственной системы он отличается тем, что имеет однократный характер. Система же предполагает цикличность. Жизненный цикл (ЖЦП) предполагает протяженность исполнения проекта.
Что собой представляет жизненный цикл проекта
Проект – это не рутинная производственная деятельность. Он отличается ограниченными сроками исполнения. Понятие ЖЦП особенно распространено в экономике и менеджменте из-за специфики проектов. Жизненный цикл предполагает комплекс последовательных фаз. Их особенности зависят от потребностей компании, особенностей управленческих процессов. Цикл включает в себя различные этапы, которые реализуются в процессе исполнения проекта.
ЖЦП подразделяется на фазы. Это большие промежутки времени, которые выделяются по ряду характеристик. Фазы, в свою очередь, подразделяются на этапы. Точное количество фаз и этапов определить невозможно. Это зависит от особенностей конкретного проекта. Одновременно с этим составляющие цикла отличаются общими признаками. На основании фаз и этапов производится управление проектом.
Начало и окончание
ВАЖНО! Рекомендации по планированию от КонсультантПлюс доступны по ссылке
Для определения жизненного цикла нужно установить его начало и окончание. Началом исполнения можно считать следующие действия:
Рассмотрим признаки завершения проекта:
Жизненный цикл – это протяженность времени от начала до окончания работ.
Фазы жизненного цикла
Фазы зависят от особенностей проекта. Рассмотрим фазы инвестиционного проекта:
В большинстве проектов реализуется именно 4 фазы. Однако могут быть и двухфазные, и трехфазные проекты.
Стадии жизненного цикла
Нужно иметь в виду, что стадия может делиться над подстадию. Подобная разбивка нужна для удобства исполнения. Цикл делится на 4 стадии:
Это самый примерный перечень стадий жизненного цикла. Точный перечень определяется спецификой проекта.
Особенности организации системы контроля
Ключевую роль в ЖЦ играют контрольные мероприятия. Эффективная система контроля базируется на этих принципах:
Рекомендуется контролировать деятельность сотрудников на каждом этапе. Своевременное обнаружение мелких ошибок позволяет быстро их устранить и не допустить возникновения крупных недочетов.
Пример фаз жизненного цикла
Как уже говорилось ранее, структура ЖЦ зависит от конкретного проекта. Рассмотрим пример фаз для строительной компании:
Это стандартный проект на 4 фазы, в котором есть начало и завершение.
Структура жизненного цикла
Структура цикла проекта включает в себя различные процессы:
Все эти процессы взаимосвязаны. Грамотность организационных процессов обеспечивает успешность прочих процессов.
Главные процессы и их характеристика
Рассмотрим базовые процессы, входящие в структуру жизненного цикла:
КСТАТИ! Процессы также могут быть вспомогательными. К ним относится документирование, контроль над качеством, аттестация.
Модели жизненного цикла
Модель жизненного цикла помогает понять особенности исполнения работы. В частности, модель – это подробное описание последовательности необходимых действий. Это совокупность действий, нужных для достижения цели. Модели зависят от специфики проекта. Общие модели выявить достаточно трудно. Рассмотрим модели цикла, актуальные при разработке программного обеспечения:
Это лишь малая часть моделей жизненного цикла. Рассмотрим модели подробнее:
Как выбрать подходящую модель? Подбор зависит от ресурсов компании, масштабности проекта, особенностей финансирования.
Что дает определение жизненного цикла проекта
Определение цикла проекта обеспечивает достижение следующих целей:
Понимание жизненного цикла играет важную роль в организационной деятельности. Менеджер должен ясно понимать структуру проекта. Это способствует установлению адекватных сроков работы, помогает прогнозировать результаты.
Функции участников проекта
Над проектом работает команда сотрудников. Рассмотрим подробнее ключевые фигуры, участвующие в работе:
Участником также может являться банковское учреждение, финансирующее деятельность. Чем масштабнее проект, тем больше лиц принимает в нем участие. Сотрудников не должно быть больше, чем нужно, так как это увеличит затраты. Однако недостаток специалистов – это серьезный недостаток ресурса.
Жизненный Цикл Проекта: Простая Формула для Эффективного Управления
Каждая организация, будь то стартап или международная корпорация, заинтересована в успешной реализации проектов. И хотя для каждого из них требуется индивидуальный подход, все проекты имеют схожую структуру.
Иными словами, независимо от того, какая методология выбрана для управления проектом, у каждого из них всегда будет начало, середина и завершение. Это — жизненный цикл проекта.
Люди, не специализирующиеся на управлении проектами, могут думать, что вести его не так уж и сложно: достаточно договориться с клиентом, составить план и указать дедлайны. Однако, это не так просто, как кажется на первый взгляд.
Из нашей статьи вы узнаете, что такое жизненный цикл проекта и чем полезно деление проекта на этапы.
Что такое жизненный цикл проекта?
Жизненный цикл проекта — это последовательность этапов, через которые проходят проекты от инициации до завершения независимо от их специфики.
Четкое понимание этих фаз позволяет менеджерам и руководителям максимально эффективно контролировать проекты. Целью жизненного цикла является создание простой в использовании структуры для руководства и управления проектами.
Согласно опросам Института Управления Проектами (PMI), в среднем организации теряют почти 10% от каждого вложенного доллара из-за низкой производительности. Примерно каждый третий проект не достигает поставленной изначально цели, 43% выходят за рамки бюджета, а почти половина (48%) не завершена в срок.
При этом 85% руководителей высшего звена считают, что их организации работают на полную мощность и достигают поставленных стратегических целей. Такое расхождение цифр провоцирует значительные финансовые потери у предприятий по всему миру.
Жизненный цикл проекта помогает:
Из каких же фаз состоит жизненный цикл проекта?
Фазы жизненного цикла проекта
По данным Project Management Body of Knowledge, или PMBOK, жизненный цикл состоит из пяти фаз:
Как правило, этапы цикла идут последовательно, один за одним. Но бывает иначе. Если в ходе реализации появляются изменения, всегда можно вернуться на стадию планирования, чтобы скорректировать работу команды проекта в будущем.
Рассмотрим каждую фазу жизненного цикла в отдельности.
1. Инициация
Инициация — это старт работы над концепцией, подготовка к ее планированию и реализации. Для начала определите, какая задача стоит перед командой и поможет ли ваша идея решить проблему. Если ответ положительный, приступайте к написанию концепции и экономического обоснования, а также к поиску партнеров.
Фаза инициации включает в себя множество обсуждений, исследований и анализов. На встречах с потенциальными партнерами постарайтесь выяснить, что для них важно, какие проекты они вели в прошлом и чего ожидают от будущих.
Задача этого этапа — определение общих целей, реализация которых приведет каждую из сторон к желаемому результату.
После достижения соглашений, необходимо зафиксировать основные тезисы и договоренности в уставе проекта. Устав — это формальный, довольно краткий документ, который описывает проект. Он является важной составляющей планирования, так как используется на протяжении всего жизненного цикла проекта и помогает решить все спорные моменты на протяжении рабочего процесса.
В уставе отражается следующая информация о проекте:
2. Планирование
Когда документы подписаны и условия финально утверждены заинтересованными сторонами, начинается стадия планирования.
Теперь менеджер переходит к созданию подробного плана проекта (или дорожной карты), к которому каждый участник команды может обратиться на любом этапе рабочего процесса. В документе подробно изложены детали и цели, которые соответствуют ожиданиям сторон.
На этапе планирования менеджер разбивает рабочий процесс на мелкие задачи, создает команду, распределяет роли, чтобы, в том числе, успешно управлять командой, разрабатывает пошаговую последовательность выполнения задач и обозначает сроки. Чтобы задачи имели больше шансов на успех, важно убедиться, что для каждой из них хватает ресурсов.
Уместно отметить, что диаграмма Ганта — отличный инструмент для создания дорожной карты и контроля над ней. Диаграммы идеально подходят для планирования и составления графиков и для дальнейшего отслеживания прогресса на всех фазах жизненного цикла.
С помощью диаграммы Ганта вы также сможете:
Когда готов календарный график, обозначены ключевые роли и зоны ответственности, выявлены возможные риски и пути их предотвращения, а бюджет спланирован, настает время для организационного совещания.
В ходе этой встречи менеджер представляет проект и его цели, обсуждает с командой важнейшие этапы плана, отвечает на вопросы, а также знакомит всех с инструментами, которые команда будет использовать в процессе работы. После общего собрания каждый из членов команды должен иметь четкое представление о проекте в целом, его этапах и их реализации.
Для этого после совещания рекомендуется дать участникам постоянный доступ к плану проекта. Так, члены команды смогут постоянно быть в курсе дел и изменений в ходе рабочего процесса.
3. Исполнение
Теперь, когда проект утвержден, команда сформирована и готова приступать к делу, рабочий процесс переходит к фазе исполнения.
Задача менеджера на этом этапе — проконтролировать синхронный запуск работы всех отделов и убедиться, что каждый выполняет свою задачу.
4. Контроль
Эта фаза, как правило, совпадает с фазой инициации. Потому что для достижения поставленных целей и максимально успешного завершения проекта недостаточно только благополучно запустить рабочий процесс. Руководителю необходимо постоянно следить за тем, чтобы команда следовала первоначальному плану.
Поэтому в этой фазе жизненного цикла менеджер контролирует ресурсы и своевременное выполнение задач, координирует участников команды, оперативно вносит правки в план проекта в случае непредвиденных обстоятельств.
Изменения в плане на этой стадии — абсолютно нормальное явление. Гибкость в этом случае даже играет на руку. Ведь чем раньше выявлена проблема, тем быстрее она решится. И не забывайте, что все нововведения должны быть обязательно согласованы с клиентом.
Проводите промежуточные совещания с командой. На этих встречах менеджер собирает отзывы участников проекта о рабочем процессе, обсуждает нововведения и корректировки. Также совместные обсуждения спорных моментов часто приводят к новым, зачастую более эффективным решениям проблемных ситуаций.
5. Завершение
Это последний этап, означающий официальное его окончание. Но не стоит сразу же умывать руки и переключаться на следующие задачи. Для того чтобы оставить приятное впечатление от профессионализма и работы команды, опытный менеджер:
Теперь проект официально завершен.
GanttPRO — онлайн инструмент для управления проектами на основе диаграммы Ганта. Сервис легко позволяет разделить проекты на фазы, а также соблюдать и контролировать все процессы их жизненного цикла.
Пример жизненного цикла проекта
Давайте подробнее рассмотрим все этапы жизненного цикла на примере планирования, организации и проведения музыкального фестиваля.
Так, на стадии инициации необходимо:
Когда партнеры найдены и документы подписаны, мы составляем уже более детальный план действий (фаза планирования). Для этого нужно:
Теперь, когда команда грядущего музыкального фестиваля ознакомилась с подробным планом, можно смело запускать рабочий процесс (фаза исполнения).
Начинаются активные подготовительные работы: поиск места проведения, переговоры с музыкантами, разработка визуала фестиваля, его анонсирование и так далее.
Далее команда переходит к работе на локации. Монтаж сцены, мониторов, звуковой аппаратуры. На территории проведения фестиваля появляются игровые зоны, зоны отдыха, фудкорты и многие другие развлечения.
Проходят генеральные репетиции, закупается вода, готовятся гримерки и пресс-зона. И вот, наконец, настает день мероприятия.
Все это время менеджер (или менеджеры) проекта контролируют каждую задачу, каждый рабочий процесс (фаза контроля). В случае форс-мажора менеджер оперативно решает проблемы, корректирует план, а изменения обсуждаются и согласовываются с командой на промежуточных встречах.
Фестиваль прошел, публика в восторге, сцена разобрана. Дело за малым: закрыть документацию и обсудить с командой результаты работы (этап завершения).
Теперь можно расслабиться и отпраздновать с коллегами очередной успешный кейс.
Заключение
Временами управление проектами кажется делом непосильным. Однако, разделение проекта на пять отдельных фаз, которые называются жизненным циклом проекта, поможет команде разумно расходовать время и ресурсы, что повышает шансы на успех проектов любой величины и сложности.
Жизненный цикл проекта
Каждый проект, программа или отдельный товар имеют определенные фазы (стадии) развития, известные как фазы жизненного цикла, или жизненный цикл проекта. Четкое понимание этих фаз позволяет управляющим и руководителям более эффективно управлять ресурсами для достижения целей и задач проекта.
Жизненный цикл проекта (Project Life Cycle) – это промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его завершения. Любой проект в своем развитии проходит этот промежуток времени. Что принимать за момент появления (начало) проекта и момент его завершения (окончание) зависит от участников проекта.
Началом проекта можно считать:
Окончанием проекта можно считать:
Обычно моменты начала работ над проектом и его ликвидации оформляют официалuьными документами.
В последние годы наметилось определенное согласие по поводу фаз жизненного цикла продукта (Product Life Cycle, PLC). Они включают научные исследования и опытно-конструкторские разработки (НИОКР), введение на рынок, рост, зрелость, старение и ликвидацию. Что касается жизненного цикла проекта, то здесь наблюдается большое разнообразие в определении фаз не толüко для различных отраслей народного хозяйства, но даже среди предприятий одной отрасли.
На наш взгляд, обобщающей характеристикой проектов является интенсивность инвестиций. Этот критерий можно положитü в основу наиболее общего определения понятия жизненного цикла проекта. Рассмотрим следующие фазы проекта: начальную, основную, завершающую и фазу выполнения гарантийных обязательств.
По окончании любой фазы проекта осуществляют качественную проверку основных целей и степени выполнения проекта, чтобы определитü, может ли данный проект перейти в следующую фазу, и исправить допущенные ошибки с наименьшими затратами.
Начальная фаза. На этом этапе выполняются разработка концепции проекта (включая предварительное обследование и определение проекта), сравнительная оценка альтернатив, утверждение концепции. Фаза характеризуется относительно небольшой интенсивностью инвестиций.
Если речь идет о проекте, основанном на конкурсных торгах, на этой фазе принимают решение о подаче заявки на торги. В случае положительного решения выполняют подготовку документации и необходимые технико-экономические расчеты для участия в торгах (определяют продолжительность проекта, затраты, строят график производства работ и др.).
Расчет будущих затрат является непростой задачей (рис. 1). Большая часть затрат по реализации проекта может быть разделена на две категории: единовременные (непериодические) и операционные (периодические). Единовременные затраты включают такие статьи, как строительство нового завода, закупка оборудования или проектирование. Операционные затраты включают повторяющиеся платежи, например, заработную плату. Эти затраты можно снизить, если возрастает производительность работников, что видно из кривой обучения (рис. 1). Идентификация кривой обучения жизненно необходима в процессе планирования, когда определяются статьи затрат. Понятно, что не всегда можно с уверенностью сказать, какой будет производительность работников, как быстро они будут продвигаться по кривой обучения.
Рисунок 1. Система затрат проекта
Основная фаза. Отличительной особенностью этой фазы является максимальный объем инвестиций, благодаря которому выполняется наибольший объем работ по реализации проекта.
Завершающая фаза. На этой фазе достигаются конечные цели проекта и подводятся итоги.
Фаза гарантийных обязательств. На этой фазе осуществляется эксплуатация результатов проекта. Во время гарантийного периода выявленные недостатки и поломки исправляются за счет предприятия, которое несет ответственность за соответствующие работы. Очевидно, что каждый проект можно разделить на бесконечное число фаз с абсолютно различными видами работ в зависимости от специфики проекта и практики управления конкретного предприятия.
Процесс реализации каждой фазы проекта протекает в определенных временных границах (имеет начало и окончание). В каждый период времени проект характеризуется определенной интенсивностüю инвестиций. На рисунке 2 представлена типичная зависимость «время – интенсивность инвестиций», характеризующая динамику процесса развития проекта по фазам жизненного цикла.
Рисунок 2. Фазы жизненного цикла проекта
Очевидно, что затраты проекта находятся в прямой зависимости от его масштабов. Для больших проектов необходимо привлечение работников на постоянной основе, тогда как для относительно небольших проектов с тем же жизненным циклом могут требоваться работники только на неполный рабочий день. Следовательно, один человек может быть ответственным за множество проектов, которые находятся на разных фазах жизненного цикла. Руководство предприятия несет ответственность за периодическую экспертизу наиболее важных этапов проекта, которая должна происходить как минимум в конце каждой фазы жизненного цикла или после ответственных технологических этапов реализации проекта.
Если за окончание проекта принимается момент завершения окупаемости всех затрат, связанных с его реализацией, жизненный цикл проекта можно представить в следующем виде (рис. 3).
Рисунок 3. Жизненный цикл проекта, завершение которого совпадает со сроком его окупаемости